La imagen cuenta para las empresas de fotografía, por lo que presentar facturas bien documentadas y fáciles de leer adquiere una importancia adicional. Refuerzan su profesionalismo y, cuando están organizados y son precisos, facilitan el proceso de aprobación del cliente. No existe un formato oficial, y puede adaptar el suyo para adaptarse a diferentes trabajos. Sin embargo, los elementos clave pertenecen a cada factura de fotografía, independientemente de su diseño. Incluirlos lo protege a usted y a sus clientes y hace que su contabilidad sea más eficiente.
Crear el título
Una de las palabras más importantes para facturar es "Factura", que Hallmark Institute of Photography recomienda colocar en la parte superior de la página para que no se pase por alto en el otro correo del cliente. Incluya su logotipo para su reconocimiento. Para recibir el pago, incluya el nombre de su empresa, el número de identificación del empleador o EIN, y la información de contacto como: dirección, números de teléfono, correo electrónico y sitio web.
Añadir identificadores de transacción
Su factura debe indicar el número de pedido de compra, el nombre y la fecha del cliente. Numera tus facturas y facilita el seguimiento y evita confusiones. Su sistema de numeración podría asignar un número secuencial a un código de cliente o estar basado en la fecha. Otra herramienta de seguimiento, el número de trabajo que asignó al proyecto, pertenece a esta sección. Tenga en cuenta la fecha de vencimiento y su política de pago, como "a pagar en el recibo" o "saldo a pagar al recibir las imágenes" y cualquier descuento por pago anticipado.
Esquema de las condiciones de licencia
Los fotógrafos poseen sus imágenes. Incluir una sección que estipule la Los derechos de uso y la propiedad de la imagen se otorgan al cliente. ya que estos pueden generar licencias y tarifas creativas. La American Society of Media Photographers recomienda el uso de Picture Licensing Universal System - PLUS: orden de idioma y categoría para una repetición, o declaración, que cubra los permisos de los medios, la exigencia de crédito con foto y los derechos adquiridos. Para tareas más simples, use una frase como "Publicidad, publicidad y uso colateral de 40 imágenes a perpetuidad".
Gastos de detalle
La carne de su factura es la descripción detallada del trabajo y sus cargos. La descripción de la tarea, que lleva a esta sección, cubre aspectos específicos como la ubicación del disparo, los sujetos fotografiados, el número de imágenes y los requisitos especiales que se cumplen. Por ejemplo, la descripción de una sesión fotográfica de un folleto de la compañía puede leer, "Disparos de tres días de las instalaciones y los empleados en el complejo de Racine, Wisconsin, para que 40 imágenes de retratos se entreguen en formato digital. y el estilo de vestuario ".
El orden en que se enumeran los gastos de reembolso debe reflejar el utilizado en su estimación. Los costos de viaje, suministros, alquiler y cualquier persona contratada para ayudar al rodaje se incluyen en esta sección, al igual que los costos de preparación para los archivos digitales, CD y galería web o pruebas. Separe las tarifas de los gastos y reconozca cualquier pago y crédito recibido hasta la fecha. WonderfulMachine sugiere este pedido para su resumen de facturación.
Matrícula:
- Los costos de licencia, creatividad y personal se enumeran por separado con cualquier costo por día aplicable
- Pruebas
- Imágenes procesadas para reproducción y tarifa por imagen Total de tarifas
Gastos:
- Personal
- Equipo
- Pasaje aéreo
- Alojamiento
- Abastecimiento
- Alquiler de coches
- Comidas y Misc. Gastos totales
Adjuntar recibos
La organización de sus recibos por categoría de gasto reduce el tiempo que necesita un cliente para aprobar y pagar su factura. Conserve sus recibos originales y proporcione copias para respaldar su factura. Considere escanear cada grupo de recibos para crear un documento.pdf que luego pueda editar para mayor claridad. Agregue un título, resalte el total de gastos de la categoría y repita el total de la página como una nota al pie en la esquina inferior derecha. Enumere los gastos sin recibos, como el kilometraje y las propinas, en un registro de caja chica y analícelo. Luego, su cliente puede comparar el total del recibo de los alquileres de equipos con esa partida en la factura.
