Solicitar la aprobación para un proyecto o una compra grande puede ser estresante y frustrante. Sin embargo, con la correcta redacción y actitud, es más probable que obtenga el visto bueno que necesita. La investigación también es clave: debe saber exactamente lo que necesita, saber cuál será el impacto en su empresa y poder explicarlo en términos que su jefe pueda entender. Una carta de solicitud específica y bien escrita puede hacer mucho para que su idea o proyecto se convierta en realidad.
Investiga tu propuesta
El primer paso en cualquier proceso de aprobación es investigar lo que necesita. Si está solicitando un nuevo vehículo de la empresa, investigue exactamente qué tipo de vehículo desea, cuánto costará y cómo se adapta a las necesidades de la compañía. No haga una declaración general sobre lo que quiere que se apruebe. Es más probable que el destinatario de su carta decida a su favor si está claro en su carta que ha hecho un esfuerzo para averiguar qué es lo mejor para la compañía. Más importante aún, cuanto más específico sea, más probable es que ella se sienta cómoda al darle la aprobación para un proyecto o compra, porque sabrá exactamente qué hará después de la aprobación.
Formato de la letra correctamente
Comience por dirigirse a su jefe por nombre y título (por ejemplo, Vicepresidente Smith). Si por casualidad no sabe quién leerá la carta, diríjala al título de la persona (por ejemplo, "Estimado Comisionado"). Sin embargo, la personalización es importante, así que haga todo lo posible para averiguar el nombre y el título correcto de la persona.. A menudo, puede encontrar esto en el sitio web de la organización, o levantando el teléfono y preguntando por el nombre de la persona.
A continuación, introduzca la compra o propuesta que desea que se apruebe. Trate de hacer esto en la primera oración de su carta. Esto le permitirá al lector tener una idea clara de lo que está proponiendo de inmediato y le dará un contexto para el resto de la carta. Esto también le permite saber que sabes exactamente lo que quieres.
Ejemplo:
Estimado Supervisor Cunningham,
La banda de marcha de la preparatoria Castle Rock necesita nuevos uniformes.
Dar ejemplos detallados
A continuación, explique por qué se debe tomar la acción que está proponiendo. Incluso si parece obvio por qué es necesaria una compra, explique en detalle el razonamiento detrás de ella. Si el destinatario de su carta no ve una buena razón para la acción que se propone en la carta, fallará. Sólo debe tomar unas pocas frases para hacer esto.
Ejemplo:
La última vez que compramos uniformes fue en 1992, y la colección actual está muy desgastada y desgastada.
Continúe enumerando todos los motivos por los cuales la propuesta sería beneficiosa para su empresa.Se trata de lo que su trabajo hará por la empresa, no de por qué usted personalmente piensa que la propuesta es importante.
Ejemplo:
La banda de música representa a nuestra escuela en desfiles, partidos de fútbol y otras reuniones comunitarias. Nuevos uniformes pondrían a nuestra escuela en una luz mucho más positiva.
Ahora tenemos que pagar a una compañía de sastrería miles de dólares cada año para mantener nuestros uniformes viejos. Los nuevos eliminarían estas tarifas.
Tener nuevos uniformes modernos aumentaría considerablemente la moral de toda la banda, lo que generalmente resulta en mejores calificaciones para todos los estudiantes miembros.
Concluir con información valiosa
Concluya su carta con su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono e invite al lector a ponerse en contacto con usted si tiene alguna pregunta sobre la carta o la propuesta. Si corresponde, también anote la fecha en que espera que tenga una respuesta a su solicitud. Cuando haya terminado con la carta, no debe tener más de una página a menos que tenga una muy buena razón para continuar en una segunda página (como una propuesta muy compleja que requiere una explicación larga o una larga lista de razones por las que Su solicitud sería beneficiosa).
Ejemplo:
Si tiene alguna pregunta, me alegro de reunirme con usted en cualquier momento.
Gracias,
Ben Warren, Director, [email protected] 555-1234
Consejos finales
Escribe siempre de manera respetuosa y formal. Por ejemplo, en lugar de decir "Sería fantástico para la compañía si pudiéramos comprar algunas impresoras nuevas", escriba algo como "Si la compañía comprara cinco impresoras nuevas, beneficiaría a Example Corp. porque …" Si aún no es necesario, considere imprimir y entregar personalmente su carta en lugar de enviarla por correo electrónico a su destinatario. Mostrará que usted realmente se preocupa por su propuesta y hará que sea más probable que él recuerde responder a la carta de manera oportuna.
Tenga en cuenta que es posible que una carta de aprobación bien escrita no lo lleve a ninguna parte: su destinatario puede decidir que la propuesta en sí es el problema. En ese caso, tendrá que inventar una idea completamente nueva o esperar su tiempo hasta que pueda volver a intentarlo.
