Un documento de licitación es una oferta para suministrar productos o servicios o ejecutar trabajos a un precio específico y bajo las condiciones establecidas. Si está suministrando productos a otras empresas o al sector público, el proceso de presentar una oferta en competencia con otras empresas es común. En esencia, un documento de licitación es una carta que explica cómo cumpliría las expectativas de sus clientes y por qué es el mejor para hacerlo. Al escribir una oferta, puede concentrarse en sus objetivos, fortalezas y debilidades y mejorar su perfil con su cliente.
La información solicitada
Un documento de licitación aborda varias expectativas de un cliente potencial, comenzando con el propósito de su oferta. Necesita explicar sus credenciales, describiendo la experiencia pasada. Un estudio de caso del trabajo exitoso realizado para otro cliente tiende a ser persuasivo. Explique cómo proporcionará el servicio o el producto, articulando los procesos de su empresa, así como los recursos humanos y técnicos necesarios para la ejecución. Proporcione un cronograma de entregables y describa cómo se gestionará el proyecto. Identificar riesgos o problemas potenciales que pueden retrasar u obstruir la implementación. Detalle su estructura de precios, así como las consideraciones de postratamiento. Los clientes potenciales también desean conocer las habilidades y la experiencia de su equipo. Finalmente, componga una carta de presentación que resuma el punto de la oferta y su estructura.
Una respuesta de equipo
Una vez que sepa lo que se espera en una licitación, organice un equipo para abordar sus diversas secciones y administre el proceso de escritura. En cierto sentido, usted está escribiendo un plan de negocios condensado para un producto o servicio específico. Averigüe quién es responsable de investigar y recopilar la información requerida. Es posible que alguien necesite coordinar los diversos materiales que lo ayudarán a usted o a un escritor a redactar el documento de licitación. Si algo sobre la licitación no está claro, llame por teléfono o reúnase con el cliente y haga preguntas. En general, a los clientes les gustaría nada más que aportar ideas a su proceso de respuesta a sus necesidades.
Planea y escribe para ganar
El conocimiento de las formas en que puede diferenciarse de los competidores puede ayudarlo a redactar un documento de licitación ganador. Haga una lluvia de ideas de nuevas ideas para abordar las preocupaciones de un cliente potencial sobre los productos y servicios que proporciona. Si le preocupa el mantenimiento de un producto, busque una solución que aborde esa preocupación. En general, los clientes quieren valor por su dinero, por lo que los precios no son el único factor determinante de quién se va con el negocio. Calcule lo que puede ofrecer que sus competidores no pueden, como una mejora en el servicio, menores riesgos, mayor confiabilidad o mejor calidad. Además de abordar lo que el cliente quiere, contribuye con una idea útil.
Consejos de composición
Un documento mal escrito y presentado puede frustrar incluso las mejores ofertas. Mantenga el documento como si fuera un negocio, usando oraciones y párrafos cortos y contundentes. Los puntos de viñeta y los encabezados pueden ayudar a segmentar el documento. Asegúrese de que todos los elementos del documento, como los currículos de los miembros del equipo, se hayan estandarizado. La fuente debe ser uniforme durante toda la licitación. Haga que un editor revise y revise el documento, y luego traiga un corrector de pruebas para analizar errores tipográficos y omisiones. Incluya una tabla de contenido para que el lector pueda hojear el documento y ubicar fácilmente secciones particulares.
