A medida que su negocio se expande y se vuelve más exitoso, su sistema de archivo en papel puede volverse tedioso y poco práctico. Es por esto que muchos propietarios de empresas eligen usar una base de datos. Aunque las bases de datos ayudan a que las organizaciones funcionen mejor, no están exentas de fallas. Diseñar una base de datos puede ser costoso y llevar mucho tiempo. Los problemas técnicos pueden llevar a daños extensos. Además, una empresa debe dedicar tiempo a capacitar a los empleados para utilizar la nueva base de datos.
Diseño que consume tiempo
La conversión de archivos en papel a un sistema de base de datos electrónica puede ser compleja, difícil y requiere mucho tiempo. Se deben seguir varios pasos al cambiar a una base de datos. El líder del proyecto debe determinar el propósito de la base de datos y recopilar toda la información que debe organizarse. El diseñador de la base de datos debe crear las tablas necesarias que dividirán la información, especificarán las claves primarias, configurarán las relaciones de la tabla, refinarán el diseño y aplicarán las reglas de normalización que impiden mantener información redundante en múltiples lugares. Dependiendo del nivel de habilidad, el diseño de la base de datos puede llevar de varios días a varias semanas.
Problemas técnicos
Ocasionalmente, la base de datos puede encontrar errores que dañan prácticamente toda la información que contiene. A diferencia de los archivos en papel, si se comete un error en la base de datos, puede tener un efecto dominó. Pequeños errores de cálculo pueden llevar a la necesidad de una revisión importante del sistema. Los respaldos regulares son críticos para limitar el daño potencial.
Costoso
La conversión a una base de datos puede ser muy costosa. El propietario del negocio incurrirá en varios gastos. Cuanto más complicado sea el diseño de la base de datos, más costará. La empresa debe comprar el paquete de software que ofrece la máxima flexibilidad para la base de datos de diseño personalizado y permite el crecimiento. En muchos casos, el propietario de la empresa tendrá que contratar a un profesional para garantizar que el trabajo se realice correctamente. Ella debe invertir lo suficiente en la planificación de la estructura de la base de datos para garantizar el mejor rendimiento.
Entrenamiento requerido
La conversión a una base de datos significa que el propietario de la empresa debe capacitar a los empleados para utilizar el nuevo software. Los empleados deben tomar tiempo lejos de sus funciones normales de trabajo para ser entrenados. El empresario puede también tener que contratar instructores para dirigir las clases de capacitación. Algunos empleados pueden ser resistentes a la nueva tecnología. Las sesiones de capacitación pueden tomar desde varias horas hasta varios días, y la adopción total de la tecnología puede llevar mucho más tiempo. Dependiendo de cuánto tiempo les lleve a los empleados aprender a navegar por el sistema, la capacitación y la adopción pueden reducir la productividad.
