Las sesiones informativas del personal programadas regularmente son una herramienta de comunicación esencial. En lugar de confiar en memos o correos electrónicos, está adoptando un enfoque cara a cara. Esto no solo ofrece oportunidades para proporcionar información relevante, sino también para responder preguntas y aclarar posibles malentendidos. Sin embargo, a diferencia de otros tipos de reuniones, las sesiones informativas generalmente se enfocan en operaciones de negocios o proyectos y no duran más de 15 minutos a 30 minutos.
Reglas básicas
Aunque las sesiones informativas a menudo son informales, las reglas básicas para la buena conducta y la comunicación aún deben aplicarse. Un corto período de tiempo hace que sea vital establecer reglas que aseguren que los demás escuchen cuando alguien está hablando, que se mantengan comunicados y sean profesionales, y que fomenten preguntas y comentarios productivos. Además, debido a que las sesiones informativas se centran en proporcionar actualizaciones y otra información relevante, los miembros del personal deben entender que este no es el lugar para debatir las políticas o decisiones de la compañía.
Trabajar desde una agenda predeterminada
Prepare una agenda justo antes de que comience la sesión informativa. Esto es necesario para asegurarse de que la información incluya tanto los elementos estándar como las noticias de última hora. Por ejemplo, una agenda para una sesión informativa para el personal previa al turno puede incluir asignaciones de trabajo, ajustes de programación e información sobre los eventos que tuvieron lugar durante el turno anterior. Puede distribuir la agenda o pedir a los miembros del personal que tomen notas. El objetivo es mantenerlo en el buen camino y asegurarse de que la información sea beneficiosa.
Comenzar con una explosión
Pase los primeros dos minutos de cada sesión informativa para energizar y motivar a los miembros del personal. Comience con anuncios de buenas noticias, como felicitar al equipo por cumplir con los objetivos de ventas el día anterior, dar la bienvenida a un nuevo empleado o anunciar la fecha para un día de reconocimiento de los empleados. Según Albert Mensah, un entrenador y autor profesional, lo que mencionas no es tan importante como si produce un efecto motivador.
Reserve Preguntas para el Fin
Reserve la mayor parte del tiempo para distribuir información. Dígales a los miembros del personal que responderá preguntas y aclarará la información al final, no durante la sesión informativa. Esto es importante tanto para asegurarte de mantenerte dentro del marco de tiempo como para mantener la atención de todos enfocada en la información disponible. Si no puede responder una pregunta de inmediato, obtenga la respuesta una vez que finalice la sesión informativa y haga el seguimiento lo antes posible, especialmente para las preguntas de tiempo limitado.
