Las reuniones informativas de los equipos son reuniones eficientes que se utilizan para difundir información a varios departamentos y grupos dentro de una organización. La realización de una sesión informativa requiere que usted esté lo más organizado posible y tenga una agenda establecida, ya que la información más pertinente se debe emitir sin perder tiempo. Otra información que no se ajuste puede guardarse para otra reunión. Las sesiones informativas también les permiten a los miembros ofrecer ideas y actualizaciones, si están estructuradas adecuadamente.
Redactar una agenda con la cantidad específica de tiempo que se discutirá cada tema. Una agenda ayuda a mantener a todos en la tarea y les permite saber con anticipación qué esperar en la sesión informativa. Solo incluya información importante y pertinente en su agenda. Deje tiempo al final de la agenda para la discusión grupal.
Póngase en contacto con los asistentes con anticipación por correo electrónico, fax o teléfono para que puedan preparar el material que se discutirá en la reunión. Puede permitir que varios miembros contribuyan a diferentes partes de las sesiones informativas. Déles tiempo suficiente para la preparación y también les dé un marco de tiempo para que la información que proporcionen sea concisa y se ajuste a la parte asignada de su agenda.
Comience su reunión con buenas noticias, como el progreso que está haciendo la organización o el departamento. Discuta las políticas y procedimientos futuros que se implementarán. Elija individuos que formarán parte integral de los planes futuros que presente, y también enumere los objetivos alcanzables que deben cumplirse antes de la próxima reunión informativa.
Asigne minutos adicionales para cualquier pregunta abierta o inquietud que pueda ser discutida. Es posible que no haya anticipado esos temas al redactar inicialmente su agenda. El tiempo adicional también les permite a los miembros informarle sobre cualquier falla o problema que pueda evitar que logren una determinada tarea en la próxima sesión informativa.
