El mayor uso de sistemas electrónicos para la gestión contable y financiera en las empresas ha disminuido el uso de documentos físicos en muchas empresas. La dependencia de los sistemas de gestión de registros digitales y los programas de contabilidad financiera ha permitido a algunas firmas de auditoría ofrecer auditorías sin papel a las empresas que dirigen principalmente una oficina sin papeles. Los modelos para una auditoría sin papel se han establecido a través de regulaciones gubernamentales, métodos de auditoría de las empresas y propuestas de organización contable.
Accesibilidad
Las compañías que optan por una auditoría sin papel pueden proporcionar mayor accesibilidad a los documentos financieros y declaraciones para el personal de auditoría. Una mayor accesibilidad puede disminuir la cantidad de tiempo requerido por el personal contable y financiero para proporcionar documentos a los auditores. Dependiendo de los requisitos de seguridad, la accesibilidad puede permitir que los auditores realicen su revisión desde fuera del establecimiento comercial.
Capacidad de seguimiento
La mayoría de los sistemas de auditoría sin papel ofrecen capacidades de generación de informes y seguimiento durante todo el proceso de auditoría. Los gerentes de la compañía que están siendo auditados, así como la administración de la firma de auditoría, pueden rastrear y monitorear fácilmente cada paso en el proceso de revisión. Este mayor seguimiento puede ayudar a racionalizar los requisitos de recursos y ayudar a administrar la línea de tiempo de auditoría. El seguimiento y la administración del tiempo pueden ser esenciales, especialmente para las empresas públicas con plazos de presentación de informes exigidos por la SEC.
Menos gasto
Reducir la necesidad de copias duplicadas de documentos financieros, instalaciones de almacenamiento y suministros de oficina puede reducir la cantidad de residuos que generan ambas compañías. Las auditorías sin papel utilizan menos papel, tóner de tinta, electricidad y suministros de oficina que una auditoría tradicional encuadernada en papel. La reducción de papel y suministros asociados puede ofrecer ahorros de costos y un beneficio ecológico. Este enfoque ecológico puede ser importante para las empresas que desean promocionar a su empresa como respetuosa con el medio ambiente.
Revisión más rápida
Una auditoría sin papel puede llevar menos tiempo que un proceso tradicional de auditoría en papel. Los documentos financieros se pueden cargar fácilmente para su revisión y análisis con mayor precisión. El procesamiento electrónico de las tareas de auditoría minimiza los errores humanos y la necesidad de ingresar manualmente la información en un sistema de auditoría. Cuando un elemento de auditoría se marca para una revisión adicional, los auditores pueden enviar fácilmente la información al líder financiero para su revisión e información adicional. Las revisiones electrónicas pueden tomar menos tiempo que las reuniones físicas en persona con formularios en papel. Menos trabajo manual y revisiones más fáciles pueden disminuir la línea de tiempo total de auditoría.
Seguridad incrementada
Los documentos físicos son más difíciles de proteger que los documentos electrónicos. Los datos y documentos electrónicos se pueden proteger mediante contraseñas y otros métodos de seguridad digital. Un sistema de seguimiento electrónico también puede indicar quién ha revisado cada elemento de datos con fines de revisión de seguridad. Los documentos físicos se pueden copiar, perder o colocar en una ubicación no segura. Una auditoría sin papel aumenta la seguridad del sistema financiero de una empresa.
