Mantener un inventario de suministros de oficina aceptable para su negocio es una tarea exigente y precisa. Cuando aprende a pedir suministros de oficina, comienza a apreciar cuán diversas son las necesidades de su empresa. Para dominar el mantenimiento de su inventario de suministros de oficina, debe estar organizado y encontrar tiempo para hacer un inventario todos los días. Lo mejor para usted es reclutar a alguien para que lo ayude a comprar suministros de oficina si tiene una población de oficina de 50 personas o más.
Artículos que necesitarás
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Estantería
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Etiquetas
Organice sus suministros de oficina en estantes en el área de almacenamiento de la oficina. Para mantener un inventario activo de suministros de oficina, solo puede haber un centro de almacenamiento y distribución central para sus suministros. Use etiquetas y un bolígrafo para marcar las áreas en los estantes donde se almacenarán los artículos.
Cree una lista de los suministros que tiene actualmente anotando un inventario físico. Transfiera su lista a una hoja de cálculo de computadora a la que pueda consultar en forma regular. Los suministros con los que comience serán los niveles de pedido que utilizará. Al analizar el uso de sus suministros de oficina mes a mes, podrá ajustar sus niveles de inventario a puntos que mantendrán suficientes suministros a mano en todo momento.
Solicite sus suministros de oficina en línea a través de un proveedor de confianza. Alternativamente, puede crear un pedido de compra cada vez que realice un pedido por teléfono que le permita realizar un seguimiento de su historial de compras. Asegúrese de comparar su pedido con su orden de compra original para asegurarse de que recibió todos los productos.
Haga un inventario físico cada semana y realice un seguimiento de la fluctuación en el inventario de suministros de su oficina. Si se da cuenta de que sus niveles legales están bajando del monto del inventario mensual, aumente el número de inventario en consecuencia y use ese nuevo número de inventario cuando vuelva a realizar el pedido. Haga esto para cada artículo en su estante de suministros de oficina.
Desarrolle una política donde todos los pedidos especiales de la oficina deben pasar por usted. Si observa un patrón de necesidad de un artículo de pedido especial en particular, agregue ese artículo a su inventario regular.
Consejos
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Discuta las opciones de re-pedido con su representante de ventas de suministros de oficina para determinar si esperar y comprar en grandes cantidades le ahorrará dinero. Dependiendo de su tasa de consumo, puede ahorrar dinero al hacer su pedido una vez por trimestre en lugar de una vez por mes.
Puede intentar establecer una política en la que deba entregar todos los suministros de oficina y tratar de utilizar esa actividad para hacer su inventario, pero aún así debe hacer un inventario físico al menos una vez al mes. Los gerentes y ejecutivos pueden decidir comenzar a tomar sus propios suministros de oficina u otros empleados pueden tener acceso a la sala de almacenamiento y su sistema de reordenación será desechado.
