El presupuesto para suministros de oficina es un desglose de los costos que puede servir como un plan de gastos. En forma escrita, el presupuesto especifica cómo la compañía gastará los fondos designados para los suministros utilizados en las operaciones de la oficina. El plan debe ser realista para que se pueda entender y cumplir fácilmente. El presupuesto de suministros de oficina es una herramienta necesaria para medir los gastos generales de una empresa. La preparación de un presupuesto le permitirá administrar los costos de manera eficiente y mantener un rango razonable de gastos operativos que no excederá los ingresos del negocio. El presupuesto básico de suministros de oficina generalmente incluye solo los gastos que son absolutamente necesarios para operar una empresa de manera efectiva. El presupuesto se puede aumentar con el tiempo, según sea necesario, mientras el negocio crece.
Revise los artículos de suministros de oficina que son esenciales para dirigir el negocio. Cree una hoja de cálculo para enumerar elementos como bolígrafos, varios tipos de papel, marcadores, lápices, tinta de impresora, grapadoras y grapas, clips de papel, carpetas de archivos, suministros de correo, sobres y cinta. Asegúrese de incluir elementos que sean específicos para su negocio en particular. Por ejemplo, si proporciona una copia de seguridad de los datos o se ocupa del almacenamiento de medios, necesitará CD o DVD y otros suministros y equipos especializados.
Revise el costo de los artículos y obtenga una cantidad mensual total para cada artículo. Documentar los cálculos en la hoja de cálculo. Sume todos los números individuales de cada artículo para el total del presupuesto mensual. Luego multiplique el total mensual por 12 para el monto anual del presupuesto de suministros de oficina. Agregue un 10 por ciento adicional para la expansión.
Investigue los diversos proveedores de suministros de oficina para encontrar los precios más rentables. Cree una hoja de cálculo separada para comparar los datos de varios proveedores para los artículos que usa regularmente para hacer negocios. Los proveedores independientes a menudo le proporcionarán cotizaciones para que usted considere. Calcule las estimaciones del proveedor para el costo promedio mensual aproximado. Incluya estos datos más el 10 por ciento en la hoja de cálculo.
Compare las estimaciones totales de los proveedores con su estimación actual y original. Cree una copia de la hoja de cálculo de la estimación original del Paso 1 para utilizarla al considerar los cambios de precios. Use la nueva hoja de cálculo como plantilla para su presupuesto actual. Ajuste los precios de los artículos encontrados por menos en diferentes proveedores. Anote el proveedor, el precio y la fecha en la hoja de cálculo para el seguimiento futuro. Considere cada elemento de la lista y elimine aquellos que no son absolutamente necesarios.
Evaluar y revisar el presupuesto mensualmente. Intente utilizar una herramienta de presupuesto como la que ofrece Microsoft para administrar las finanzas de suministros de oficina. Desarrollar un sistema para monitorear el presupuesto de suministros de oficina de manera consistente. Regularmente ajustar y revisar los precios y el uso de la oferta. Ajustar el presupuesto de acuerdo con los nuevos hallazgos y recortar siempre que sea posible. Si se produce un gasto excesivo, tome medidas para encontrar reducciones de otras formas aprovechando las ofertas de ventas y otros proveedores.
