Tomar notas precisas durante una llamada de conferencia puede garantizar que tenga un registro claro de lo que se discutió. Es mejor tomar notas con tanto detalle como sea posible mientras se escucha que tratar de decidir qué es importante mientras se escucha. Siempre puede volver atrás y extraer los puntos destacados importantes más tarde, pero un detalle aparentemente insignificante presentado antes podría tener mayor importancia más adelante en la conversación.
Grabar la llamada
Muchos servicios de llamadas de conferencia le permiten grabar las llamadas. Si está grabando, debe alertar a todos los participantes que la llamada se está grabando al inicio de la llamada. Tener una grabación de la llamada le permite regresar y revisar la llamada tantas veces como sea necesario, asegurándose de no perder detalles importantes. Los métodos a los que puede grabar la llamada varían según el proveedor. Solicite instrucciones de su proveedor para grabar las llamadas de conferencia.
Llamar a los participantes
Tome nota de quién está en la llamada de conferencia cuando comienza la llamada. Preste atención a quién dice qué durante la llamada y atribuya declaraciones importantes a la persona que las hizo en sus notas. Lleve un registro de cualquier tarea o proyecto que los individuos asuman como responsables durante la llamada y anote quién tiene qué asignación. Si se discute, también tome notas sobre lo que implica cada tarea.
Temas de conversación
Mantenga un registro de cada tema de conversación diferente, así como los subtemas dentro de cada uno. Si hay una agenda de llamadas, tome nota de qué temas se trataron y qué se discutió. La agenda puede servir como un resumen aproximado de sus notas. Tome nota de las actualizaciones, noticias, soluciones e ideas presentadas durante la llamada. La conversación natural puede saltar un poco, pero tratar de formatear las notas en orden por tema será útil para quienes las revisen.
Formato de notas finales
Sus notas originales probablemente se vean revueltas después de completar la llamada. Organice las notas en secciones relacionadas con los diversos temas tratados en la convocatoria. Identifique quién estaba hablando cuando reformatee sus notas. También puede incluir un breve resumen que resalte lo que se logró o se decidió durante la llamada, o los principales puntos de discusión. Incluir este resumen al principio del documento. También puede crear otra sección que indique qué tareas se asignaron durante la llamada y quién es responsable de ellas. Esto permite a los funcionarios superiores una referencia rápida de lo que sucedió durante la llamada, sin tener que leer las notas detalladas.
