Las actas de la reunión relatan las acciones tomadas durante una reunión. El formato sigue las Reglas de orden de Robert y se usa para todo, desde reuniones de clubes y de negocios hasta reuniones gubernamentales. Para las reuniones anuales de la Asociación de Propietarios (HOA, por sus siglas en inglés), las actas brindan un registro de las decisiones y acciones de la junta de la Asociación de Propietarios. Al tomar notas y registrar la reunión, el secretario de la junta puede registrar con precisión los minutos después de la reunión. Las opiniones deben dejarse fuera de las actas para mantener el documento conciso y objetivo.
Utilice la agenda de la reunión para crear un resumen de los temas de la reunión. Haga una lista de los temas y deje espacio para sus notas.
Tome notas en la reunión con respecto a la asistencia, mociones, decisiones y temas discutidos durante la reunión. Fíjate en quién lo dijo para que puedas atribuirlo correctamente. Puede utilizar una grabadora de voz para evitar perder nada. Sus notas deben resumir la discusión. Anote la hora y la fecha de la reunión y la hora de finalización de la reunión.
Escriba los minutos comenzando con el nombre de la Asociación de Propietarios y el nombre de la reunión. Listar quién asistió y quién estuvo ausente. Indique los miembros de la junta por título y nombre. Registre la hora y fecha de la reunión.
Haga una lista de los temas para su discusión e incluya las mociones, votos y decisiones tomadas para cada tema. Haga una lista de los hechos presentados, dejando de lado las opiniones y conjeturas.
Adjunte cualquier informe presentado en la reunión. Enumera que fueron presentados en el acta.
Artículos que necesitarás
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Cuaderno
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Lápiz
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Grabadora de voz (opcional)
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Computadora
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Agenda de la reunión
