Si bien los correos electrónicos rápidos y las llamadas telefónicas son suficientes para muchos propósitos comerciales, todavía hay algunas cosas que deben manejarse con la permanencia y profesionalidad de una carta. Las diferentes situaciones requieren diferentes cartas, y si bien hay muchas razones diferentes por las que podría necesitar escribir una carta profesional, puede ser útil familiarizarse con algunos de los tipos de cartas comerciales más comunes con anticipación.
1. Ordenar cartas de colocación
Como su nombre lo indica, una carta de colocación de orden se escribe para colocar una orden de bienes. Estas cartas son muy comunes, pero también son muy formales y deben escribirse de una manera muy precisa y específica, por lo que puede ser útil buscar una plantilla para estas cartas antes de escribir una.
2. Cartas de venta introductorias
Cuando quiere vender productos a un nuevo cliente, necesita presentarse. Esto es muy similar a la forma en que te presentarías a alguien en una fiesta, ya que quieres causar una buena primera impresión en ambas situaciones. Desea mostrar a su cliente objetivo qué productos o servicios ofrece, cómo pueden ayudarlos y qué hace que su negocio sea diferente de los demás.
3. Anuncios de cartas circulares.
Una circular se llama así porque circula a una gran audiencia. En otras palabras, mientras que la mayoría de las cartas son correspondencia privada entre dos o más partes, se distribuye una circular a grupos enormes a la vez. Debido a que están dirigidos a muchos lectores, deben escribirse para el miembro de su público objetivo. Recuerde también mantenerlos lo suficientemente genéricos para atraer a todos los que los reciben.
4. Cartas de agradecimiento.
Estas cartas se envían simplemente para reconocer que su empresa recibió un paquete o documento comercial. Básicamente, funcionan como un recibo y deben enviarse tan pronto como se reciba el artículo.
5. Cartas de seguimiento
Se pueden enviar cartas de seguimiento después de muchos tipos de correspondencia. Un solicitante de empleo puede enviar un seguimiento después de una entrevista. Un vendedor puede enviar uno o dos semanas después de enviar una carta de ventas introductoria. Se pueden enviar después de una reunión para reiterar los acuerdos realizados por ambas partes. Esencialmente, estos simplemente sirven para recordar al destinatario una comunicación previa e instar a avanzar en el siguiente paso de la relación o proyecto.
6. Cartas de disculpa de servicio al cliente
En el mundo de los negocios, a veces las cosas salen mal. Si fue o no fue culpa de su empresa y si se pudo haber evitado o no, una carta de disculpa puede hacer mucho para arreglar una relación con un cliente perjudicado. Estas cartas a menudo pasan por el departamento legal para garantizar que la empresa no se exponga a la responsabilidad legal.
7. Cartas de interés
Si bien los solicitantes de empleo suelen utilizar las cartas de interés para notificarles a los empleadores que están interesados en un puesto en la empresa, también se pueden utilizar para expresar que su empresa está interesada en trabajar en un proyecto específico con otra empresa u organización sin fines de lucro.
8. Cartas de condolencia.
Si se lamenta la pérdida de un empleado, rival, socio o cualquier otra persona en su círculo profesional, las cartas de condolencia no son fáciles de escribir, pero pueden ser un gesto conmovedor para las personas más afectadas por la muerte.
9. Memorandos de la oficina
Mientras que los memos son a menudo informales, estas comunicaciones internas son como cartas comerciales de un empleado a otro. Los memos se pueden escribir sobre casi cualquier tema, desde adiciones al código de vestimenta hasta infracciones graves a los empleados.
10. Carta de recomendación
Si bien siempre es agradable felicitar a un empleado que va más allá, estos deben reservarse para acciones realmente notables, ya que cuanto más a menudo se reparten, menos significan para los que los reciben.
