Escribir una carta del proyecto requiere conocimiento del propósito del proyecto y cómo se relaciona con la declaración de la misión y los objetivos de la organización. Se crea una carta del proyecto en secciones, que incluyen la descripción general, el objetivo del proyecto, la identificación de los miembros del equipo y sus roles, y la descripción del proceso para completar el proyecto dentro de un plazo específico y dentro del presupuesto.
Artículos que necesitarás
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Objetivos organizacionales y declaración de misión.
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Propuesta de proyecto aprobada.
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Nombres y roles de los miembros del equipo del proyecto
Alinear la carta del proyecto con la propuesta del proyecto
Utilice la propuesta de proyecto aprobada como un marco para desarrollar la carta de su proyecto. El objetivo del proyecto, el alcance, los participantes, el presupuesto, las suposiciones y las restricciones esperadas deben ser idénticos a los descritos en la propuesta del proyecto. La carta del proyecto establece una plataforma para el proyecto que los miembros del equipo y las partes interesadas pueden usar para medir el resultado del proyecto. El resultado esperado para el proyecto también corresponde con el resultado esperado en la propuesta del proyecto. Si no tiene una propuesta de proyecto aprobada, la carta del proyecto sirve de base para el proyecto y está desarrollada y firmada por todos los miembros del equipo y las autoridades que aprueban el proyecto.
Indique el propósito de su proyecto como se describe en la propuesta del proyecto, o haga una lluvia de ideas con los miembros del equipo para escribir un objetivo claro del proyecto si no tiene una propuesta de proyecto. Por ejemplo: "Los miembros del equipo del proyecto encuestarán a 100 empleados para determinar el interés y la posible participación en un programa de reembolso de matrícula. Este proyecto refleja el objetivo estratégico de la corporación de mejorar los logros educativos y profesionales de su fuerza laboral".
Identifique al gerente del proyecto y a los miembros del equipo y sus roles, así como a las partes interesadas en el proyecto. Tenga en cuenta la posible influencia de las partes interesadas en el resultado del proyecto. Describa los datos demográficos de los participantes de la investigación, si corresponde. Por ejemplo: "Este proyecto tomará una muestra de 100 empleados con tres a 15 años en la empresa. Los participantes de la encuesta serán seleccionados de todos los departamentos por la división de recursos humanos y podrán participar de forma anónima". Lista de destinatarios del informe final del proyecto.
Establezca una línea de tiempo para completar los pasos del proyecto y una fecha límite para completar el proyecto en general y presentar sus resultados. Incluya los nombres de los miembros del equipo y sus asociaciones con los pasos específicos del proyecto. Proporcione a todos los miembros del equipo copias de la línea de tiempo del proyecto y un calendario de reuniones. Desarrollar una lista de correo electrónico para proporcionar a la administración y las partes interesadas actualizaciones de proyectos. Identifique fechas de reunión alternativas y planifique la flexibilidad en la línea de tiempo del proyecto, pero asegúrese de que la fecha de finalización del proyecto sea definitiva para evitar las circunstancias impredecibles.
Describa los procesos para realizar investigaciones, reunir y analizar información e informar los resultados de proyectos. Incluya contingencias para los obstáculos y restricciones esperados, así como para ausencias o desafíos no planificados. Identifique las asignaciones presupuestarias del proyecto, los recursos y equipos necesarios, y los planes para abordar los cambios en las funciones del proyecto. Describa cómo se tabulan y evalúan los resultados del proyecto y cómo se relacionan los resultados del proyecto con la estrategia y la misión organizacional de la empresa.
Consejos
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Configure un calendario y una lista de correo electrónico para los participantes del proyecto y las partes interesadas. Celebre reuniones regulares para discutir el progreso, los desafíos y los cambios.
Advertencia
Conflictos no planificados, emergencias y eventos pueden ocurrir. Describa un plan de contingencia para completar su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Documentar la influencia de las partes interesadas en el proyecto es importante para identificar su impacto potencial en el resultado del proyecto.
