Si un proyecto no tiene un buen plan de comunicación, está condenado al fracaso. La responsabilidad principal de un gerente de proyecto es desarrollar y organizar un plan de comunicación eficaz y eficiente. Esto motivará al equipo del proyecto y permitirá que el proyecto se realice de manera oportuna. Un buen plan de comunicación debe generar un ambiente abierto y transparente donde todos se sientan cómodos brindando ideas y aportes. Un gerente de proyecto que actúa como un dictador será contraproducente.
Introducción
Desarrollar una estrategia de comunicación: (1) Desarrollar y definir el proyecto. Como administrador del proyecto usted es la fuente principal de información. Su tarea es comunicarse de manera efectiva para dirigir y motivar al equipo del proyecto. (2) Crear un foro que permita el intercambio de ideas. Deje que todos en el equipo sepan que su contribución es valiosa. La comunicación es un diálogo y no un monólogo. El plan de comunicación debe alentar y generar interacción y aportes de todos los involucrados. (3) Clarificar los objetivos de comunicación. Los objetivos de una buena comunicación deben permitir que el proyecto se complete de manera efectiva y puntual. Esto ayudará a evitar sorpresas, evitar la duplicación y revelar omisiones.
Responsabilidades del delegado. Los miembros individuales del equipo del proyecto deben saber cuáles son sus responsabilidades particulares ya quiénes son responsables. Todos deben conocer los objetivos de la comunicación.
Use diferentes medios y métodos para mantener la comunicación actualizada y para mantener a todos informados. Esto incluye actualizaciones por correo electrónico, notas de proyectos, encuentros cara a cara e informes periódicos.
Establecer una línea de tiempo para los informes y las revisiones. Además del intercambio diario de información, programar fechas de reuniones y fechas límite para los informes. Esto mantendrá al equipo motivado y estructurado. También ayuda a priorizar tareas.
Revise el plan de comunicación para asegurarse de que funciona de manera efectiva. Busca aportes del equipo. ¿Se está comunicando la información necesaria de manera oportuna? Si no, ¿qué mejoras se pueden hacer para mejorarlo?
