La gestión de cambios se centra en los cambios que enfrentan los miembros de una organización durante una transición relacionada con el negocio. Para que la gestión del cambio se complete sin problemas, se deben implementar herramientas, procesos y planes para mitigar las posibles inquietudes y los problemas anticipados. Un plan de proyecto de gestión del cambio es esencial. Sin un plan para ayudar a los empleados a hacer la transición a sus nuevos roles, los empleados se sentirán confundidos y sin preparación, y el negocio en general podría verse afectado.
Nombrar un equipo de gestión del cambio. Esto puede incluir miembros de su organización o consultores externos que estén familiarizados con el proceso de gestión de cambios. Como mínimo, este equipo debe incluir una persona familiarizada con todas las áreas de su organización, así como un experto en gestión de cambios. Este equipo debe estar preparado para explicar los cambios previstos para la organización, mitigar los problemas que surjan durante la transición y determinar el éxito de la transición cuando se complete el cambio.
Analice el plan que su empresa ha definido para pasar de la estructura organizativa actual a la estructura organizativa planificada. Decida cuántos pasos se requieren. A menudo, una empresa no puede ir directamente de una estructura organizativa a otra; El plan debe ser implementado paso a paso.
Por ejemplo, su empresa desea hacer la transición de una organización que está dividida por región a una organización que está dividida por departamento.En este momento, cada oficina local gestiona su propio marketing, ventas y fabricación. El objetivo de la compañía es dividir a la compañía en tres departamentos completos e integrados: mercadeo, ventas y manufactura. La empresa puede comenzar por integrar el marketing, seguido por las ventas y la fabricación. Esta transición gradual es menos riesgosa y menos abrumadora que la transición de los tres departamentos al mismo tiempo.
Crear un plan de comunicación integral. Determine cómo todos los empleados de la empresa pueden ser notificados de los próximos cambios. Sin una comunicación adecuada, es posible que los empleados no estén al tanto del cambio y no puedan realizar la transición adecuada según sea necesario.
Cree una línea de tiempo de los cambios clave que se producirán durante el proceso de gestión de cambios. Esto debe ser detallado e incluir detalles grandes y pequeños. La línea de tiempo debe incluir elementos tales como:
- Comunicar los cambios previstos con la organización.
- Reúnase con los miembros del equipo de marketing para explicar cómo cambiarán sus responsabilidades.
- Diseñar e instalar el nuevo diseño de oficina para los empleados de marketing.
- Transición de los empleados de marketing a sus nuevas ubicaciones de trabajo (período de 3 días)
- Reunirse con los empleados de marketing para responder a cualquier pregunta.
- Realice teleconferencias semanales para discutir cualquier inquietud que surja
Haga una lista de las posibles preocupaciones y problemas que pueden surgir durante el proceso de cambio. Esto incluye la insatisfacción de los empleados, la confusión de los empleados y la interrupción de los procesos de trabajo cotidianos. Crear un plan de contingencia para cada posible contratiempo.
Recopile toda la información de administración de cambios en un informe para presentar al equipo de alta gerencia de su empresa. Prepárese para preguntas o cambios sugeridos por el equipo de administración. Prepárese para defender sus sugerencias y acepte el hecho de que la administración superior no puede aceptar todos sus planes de administración de cambios. Cuando se requieran cambios, edite el plan del proyecto de administración de cambios para incorporar todas las revisiones.
Discuta los próximos cambios con cada equipo de administración local dentro de la organización después de que se obtenga la aprobación de la alta gerencia, pero antes de que los cambios se implementen oficialmente. Presente a cada gerente un informe de los cambios que afectarán a su departamento para que pueda explicar los cambios a su equipo. Pida a cada gerente que informe sobre cualquier inquietud potencial que se haya pasado por alto para que se pueda abordar y que el plan de gestión de cambios se pueda ajustar o modificar según sea necesario.
Consejos
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Esté preparado para hacer modificaciones a su plan de gestión de cambios. Especialmente cuando se hace un cambio organizacional importante, es probable que ocurran problemas. Asegúrese de tener un plan de contingencia para todos los cambios de alto riesgo.
Advertencia
No apresure un cambio. Si bien el cambio puede beneficiar mucho a la organización, hacer un cambio demasiado rápido puede intimidar y confundir a los empleados y otras partes interesadas.
