Todas las compañías, independientemente de la industria, tienen deberes administrativos que deben manejarse para que la empresa funcione de manera eficiente. Estos deberes son a menudo realizados por una secretaria, recepcionista, asistente administrativo, asistente ejecutivo o gerente de oficina. En compañías más pequeñas, donde tales roles pueden no existir, los empleados deben trabajar juntos para asegurar que se completen los deberes administrativos.
Información de almacenamiento
Archivar documentos importantes en lugares apropiados de manera oportuna es una tarea administrativa que incluye colocar carpetas en archivadores o documentos en programas de administración de documentos en línea. Los sistemas de archivo precisos aseguran que los empleados tengan acceso a registros financieros, registros de clientes e investigación.
Encontrando informacion
La búsqueda de información para clientes, gerentes y compañeros de trabajo, ya sea en línea, en los sistemas de archivo de la oficina o en los libros, es un deber administrativo esencial que ayuda a las empresas a tener la información necesaria para comenzar y finalizar proyectos. Esta información a menudo se compila, resume, distribuye a las personas necesarias y se presenta en un informe o en una hoja de cálculo.
Teléfonos contestadores
Ya sea que posea una agencia de publicidad o una lavandería, los clientes llamarán con preguntas sobre productos y servicios, horas de operación, solicitudes de información o con preguntas sobre precios. Responder a estas llamadas y atender las necesidades de los clientes es un deber administrativo que puede afectar el éxito o el fracaso de una corporación. La comunicación ineficaz con clientes potenciales puede dejar una mala impresión de la organización. Es importante que la persona que realiza este deber administrativo sea agradable, cortés y con conocimientos sobre la compañía.
Saludo a los visitantes
Cuando un visitante ingresa a una oficina, una recepcionista o secretaria generalmente se sienta en la puerta para decir "hola", da la bienvenida al visitante al lugar de trabajo, ayuda con las preguntas y lo dirige a la persona, oficina o división correspondiente. Ya sea que se trate de una persona de entrega que entrega un paquete o un cliente que viene para una cita programada, saludar a los visitantes es un deber administrativo esencial.
Compra de equipos y suministros
Mantener las salas de suministros y los armarios llenos de papel, bolígrafos y otros suministros de oficina es un deber administrativo. Las tareas asignadas a estas posiciones incluyen tomar pedidos de otros empleados, rastrear pedidos, dispersar artículos al momento de la llegada y manejar facturas, generalmente en conjunto con el equipo de finanzas.
Crear y gestionar las comunicaciones escritas.
Además de redactar correos electrónicos y cartas comerciales para crear informes, hojas de cálculo y bases de datos, las tareas administrativas también incluyen crear y administrar la distribución de estas comunicaciones escritas. Ya sea que estas comunicaciones sean para compañeros de trabajo o clientes, las tareas se completan utilizando programas de procesamiento de textos y hojas de cálculo para crear documentos profesionales y concisos.
Preparación de la reunión
La creación de salas de conferencias y salas de reuniones, los arreglos de restauración, el pedido y la instalación de equipos audiovisuales y la preparación de agendas se incluyen en la categoría de tareas administrativas. Estos deberes clave son esenciales cuando las empresas tienen conferencias o reuniones con clientes en o fuera de la oficina.
