Cómo escribir una propuesta de compra

Cuando administra un proyecto o equipo, eventualmente se le pedirá que compre productos o servicios de una compañía externa. Las empresas tienen protocolos que detallan los montos específicos en dólares que los empleados pueden autorizar en nombre de la empresa. Si una compra que desea realizar es superior al umbral especificado, se requiere que un supervisor autorice la compra. En estos casos, la propuesta de compra se utiliza para justificar la necesidad de una compra, en particular cuando el gasto será grande o afecte a una parte importante del negocio.

Crear una tabla de comparación. La tabla debe incluir cada proveedor del bien o servicio que está buscando y debe contener atributos relevantes relacionados con la oferta. Por ejemplo, si está buscando un proveedor para proporcionar actividades de formación de equipos para el personal, las categorías incluirán: Nombre de la empresa, Ubicación, Opciones de actividad, Opciones por precio, Personal incluido, Clientes anteriores y Referencias / Referencia. Incluya tantos atributos "de un vistazo" como sea posible. Esto hará que los datos sean fáciles de revisar.

Haz tu investigación. Compile una lista de tres a cinco proveedores que suministran el bien o el servicio que está buscando. La inclusión de múltiples proveedores en su propuesta indica diligencia debida y ayuda a su gerente a comprender rápidamente su razonamiento. Obtenga una cotización por escrito de cada proveedor y rellene el cuadro de comparación con sus datos. Planifique en consecuencia, ya que algunos proveedores requieren tiempo de entrega para proporcionar cotizaciones. Obtenga un compromiso de su contacto con el proveedor en cuanto a cuándo recibirá la cotización por escrito. Finalmente, solicite al proveedor referencias de empresas con las que haya hecho negocios que sean similares a las suyas.

Llamar a referencias de proveedores. Todos los demás atributos, como el precio y el servicio, pueden considerarse iguales, pero no todos los proveedores serán adecuados para su empresa. Un proveedor puede tener el producto correcto pero no puede entregarlo a tiempo de manera confiable. Es posible que los proveedores de servicios no tengan experiencia con su tipo de empresa, pero lo hacen muy bien con otros tipos. Las referencias le ayudarán a protegerse contra este tipo de problemas y fortalecer la validez de su propuesta.

Toma una decision. Compare los proveedores según los atributos que haya definido, las referencias y las citas escritas. Comparta sus hallazgos con un colega cuya opinión valore y pida su opinión. Manténgase objetivo y elija el proveedor con el valor más fuerte para la empresa.

Crear una nota. Dirija la carta al decisor para la compra. Escriba una breve declaración de su intención de compra e indique claramente por qué la compra es necesaria y qué beneficios tendrá para la empresa. Si puede calcular un retorno de la inversión, asegúrese de incluir esos detalles en la nota. Incluya también la investigación que realizó, los fundamentos de su decisión y los costos asociados a corto y largo plazo de la compra.

Entregue el memo a su supervisor. Incluya las propuestas de los proveedores y el cuadro de comparación como adjuntos. Programe una reunión con su supervisor para discutir la compra en detalle. Trate de anticipar las preguntas que tendrá su supervisor y asista a la reunión programada con respuestas sólidas y confiadas.