Una carta circular se utiliza para compartir la misma información con una gran audiencia. Su propósito difiere de una carta personal, que envía información particular a uno o unos pocos destinatarios. Las cartas circulares se utilizan a menudo para anunciar nueva información o para aclarar políticas. Son un tanto generales en el tema, ya que son ampliamente leídos. Escribir una carta circular de cualquier tipo requiere algunos pasos importantes.
Conoce a tu audiencia. Para las cartas circulares, el número de lectores es diverso, por lo que puede ser difícil medir el nivel de conocimiento previo o familiaridad de su audiencia con el contenido que desea compartir. Sin embargo, tenga en cuenta la mayoría de los lectores probables cuando escribe, de modo que su carta sea útil para la mayoría de las personas.
Distinguir entre letras circulares internas y externas. Una carta circular interna, aunque circulada a un grupo grande, todavía está restringida a un grupo. Por ejemplo, una empresa puede distribuir una carta interna a los empleados sobre una nueva política de la empresa. En contraste, una carta externa sería una carta que se distribuye a todos los clientes o al público.
Use el tono y la voz adecuados para el tipo de comunicación (interna o externa) para la cual funcionará la letra circular. Por ejemplo, un tono severo sería apropiado para una carta circular dirigida a todos los empleados que abordan las tardanzas o el ausentismo. Sin embargo, no sería apropiado utilizar un tono severo para que una carta circule entre los clientes.
Compartir solo la información autorizada. Dado que las cartas circulares están destinadas a una gran audiencia, no son adecuadas para divulgar información confidencial o detalles que no están destinados a una audiencia generalizada.
