Mover un negocio puede ser un momento emocionante pero estresante. Para garantizar una transición sin problemas, obtenga la participación de los empleados para el proceso, elabore planes y cronogramas detallados y anticipe cierto grado de demoras y desaceleración del negocio.
Comunicar sobre el movimiento
Avise a los empleados con anticipación sobre la mudanza y lo que significará para la empresa, los clientes y los proveedores, así como para el personal y sus familias. Una reubicación a larga distancia puede tener un gran impacto en los empleados, especialmente si tienen que cambiar sus desplazamientos o alterar sus rutinas de cuidado de niños o los horarios del hogar. Proporcione un calendario para la mudanza que incluya fechas clave, por ejemplo, cuándo se notificará a los clientes, cuándo deben empaquetarse los materiales personales y cuándo se realizará la mudanza física.
Involucrar a los empleados
Involucre a los empleados en la mudanza creando comités de personal o coordinadores de departamento que serán responsables de organizar diversos aspectos de la mudanza. Permita que los empleados formulen preguntas, expresen sus inquietudes y hagan sugerencias sobre formas de minimizar el tiempo de inactividad o la interrupción de las rutinas de trabajo y las funciones comerciales. Haga que la reubicación se sienta como una aventura en lugar de un factor estresante al enfatizar los aspectos positivos, como más espacio para todos o la oportunidad de aportar información sobre el diseño y el diseño de la oficina.
Desarrollar un sistema organizacional
Aliente a los empleados a utilizar el movimiento como una oportunidad para limpiar sus cubículos u oficinas, eliminar archivos y organizarse mejor. Coordine la mudanza asignando departamentos con códigos de color y empleados con números de identificación para usar en el embalaje y etiquetado de equipos de oficina, muebles, suministros, archivos y otros elementos que se moverán. Insista en que los artículos personales, como fotos, premios y decoración de la oficina, sean empacados y transportados por los empleados antes del traslado de la oficina para garantizar la seguridad.
Asegurar la transición de TI
Si bien se espera cierto tiempo de inactividad durante la reubicación de una oficina, haga todo lo posible por tener el equipo de oficina y la TI en funcionamiento y en funcionamiento el primer día en la nueva oficina. Esto permitirá que los empleados se mantengan en contacto con los clientes y otras partes interesadas, accedan al correo electrónico y se sientan conectados a medida que se acomodan en un nuevo espacio. Prepárese para posibles interrupciones durante la mudanza, retrasando los plazos clave o extendiendo los calendarios de los proyectos para reducir el estrés en los empleados. Publique un aviso en su sitio web y en el registro de correo de voz de su oficina para que los clientes sepan que se encuentra en una fase de transición para que pueda mantener altos niveles de servicio al cliente.
Movimientos de larga distancia
Si está reubicando sus oficinas a una distancia considerable, es posible que algunos empleados se enfrenten con la opción de mudarse de sus hogares o encontrar un nuevo trabajo. Si este es el caso, proporcione la mayor anticipación posible sobre la mudanza y ayude a los empleados con cualquier decisión que tomen. Por ejemplo, para los empleados que estén dispuestos a realizar la mudanza, proporcione referencias a profesionales de bienes raíces que se especializan en reubicaciones de negocios. Si un miembro del personal no puede realizar la mudanza, haga recomendaciones para nuevas posiciones llamando favores de sus colegas.
