Para firmar o no firmar? Esa es la pregunta que surge a menudo cuando los gerentes ocupados se dispusieron a escribir una nota. A diferencia de las cartas comerciales, que claramente requieren una firma, los memos son un asunto diferente. Si firmarlos no está claro para muchos gerentes jóvenes que recién comienzan en el mundo de los negocios. Los siguientes consejos ayudarán a aclarar si firmar o no firmar.
Artículos que necesitarás
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Computadora
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Programa básico de procesamiento de textos.
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Guía de gramática o libro de estilo, es decir, libro de estilo AP
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Investigación tópica, es decir, informes financieros, informes contables, etc.
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Diccionario, tesauro, software de hoja de cálculo (opcional)
En la superficie pueden aparecer similares, pero hay muchas diferencias entre una nota y una letra. Las cartas escritas en papel con membrete de la empresa son documentos externos. Tienden a dirigirse a audiencias externas más pequeñas, como clientes, proveedores y reguladores de la industria. Esto hace que una firma sea un elemento requerido. Los memos, sin embargo, son internos y generalmente solo los ven los empleados de una empresa. En la práctica, los memos no incluyen una firma. Sin embargo, a veces los gerentes son sabios para incluir sus iniciales junto a su nombre en el encabezado. El verdadero truco es saber si y cuándo hacerlo.
El propósito de un memo ayudará a dictar si firmarlo o no. En segundo lugar, los memos son una herramienta principal utilizada por los gerentes para compartir información con los empleados, ya sean anuncios simples o información clave sobre los cambios en la política. Algunos memos tienden a ser más sensibles en naturaleza que otros.
¿Qué tan sensible es la información? Los memos de rutina, aquellos que tratan temas no controvertidos, constituyen la mayor parte de los memos enviados por los gerentes. Estos tipos de memos rara vez requieren un seguimiento y tienden a tomarse a su valor nominal. Otros temas, como medidas de reducción de personal corporativo, beneficios de salud reducidos, etc., pueden ser difíciles de escuchar para los empleados. Como resultado, su validez puede ser cuestionada. Cuando el tema es delicado, el escritor de notas puede iniciar la nota para agregar validez a los contenidos. Pero incluso entonces, no se requieren iniciales.
¿Cuántas personas recibirán el memo? Nuevamente, los memos a veces van a cientos de personas y al inicializarlos puede llevar mucho tiempo. En el mundo de los negocios, el tiempo es dinero. Incluso agregar iniciales puede ser una gran empresa. Al decidir si desea iniciar o no una nota, pregunte qué valor se agrega con esta tarea? Si no hay, omítelo.
Consejos
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Los bloques de firmas indican a los lectores que han llegado al final de una carta. Sin embargo, con memos, telegrafíe el final utilizando expresiones de transición que resaltan la conclusión, como "al cerrar" o "por último".
Advertencia
Recuerde, ya sea que esté escribiendo una nota o una carta, con o sin una firma, puede ser un documento legalmente vinculante. Nunca corras cualquier correspondencia a toda prisa. Usted podría obtener usted y su empresa en agua caliente.
