Su empresa debe completar un formulario W2 cada año para cada empleado. Estos formularios presentan información que afecta los cálculos de impuestos, incluidos los salarios, la retención de impuestos estatales y federales y las contribuciones de pensión. El empleado es responsable de enviar una copia del formulario junto con la declaración anual de impuestos al Servicio de Impuestos Internos. Llenar un W2 es relativamente sencillo si tiene un software de contabilidad de impuestos para realizar un seguimiento de los números.
Formato de las Reglas
Su software de contabilidad puede llenar las casillas individuales en el formulario automáticamente a partir de cifras y cálculos almacenados. El IRS requiere una fuente Courier negra de 12 puntos estándar, mecanografiada o impresa sin correcciones y todas las entradas encajan completamente dentro de los cuadros. El formulario es de lectura automática, y si se elimina por un formato incorrecto, o por estar escrito a mano o con el color incorrecto, tendrá que volver a enviarlo.
Descripciones más detalladas
Muestre los salarios totales, las retenciones y toda otra información apropiada en las casillas correctas. El IRS proporciona el manual "Información para el Formulario W2", disponible en copia impresa o en línea, con un desglose de la información requerida. Algunas cajas son puramente informativas pero siguen siendo obligatorias. Al mostrar el Código DD en la casilla 12, por ejemplo, se le informa al IRS que el empleador informa su contribución a un plan de salud calificado, que está excluido del ingreso tributable del empleado. Las funciones de la caja están sujetas a cambios a medida que la ley tributaria crea nuevos requisitos de información.
Distribuyendo el documento
Presente la Copia A del Formulario W2 a la Administración del Seguro Social, que necesita la información para el registro de salarios y contribuciones de la SSA del empleado. Envíe la Copia 1 a la división de impuestos estatal o local, si así lo exige la ley. Copia B, Copia C y Copia 2 van al empleado, y Copia D es para los registros del empleador. La fecha límite para distribuir el formulario y presentarlo varía cada año. La fecha límite para presentar solicitudes para 2014, por ejemplo, es el 2 de marzo de 2015, mientras que la fecha límite para distribuirlo a los empleados es el 2 de febrero de 2015. Puede solicitar una extensión de tiempo para presentar el formulario 8809 del IRS. Debería haber una copia permanente. de la W2 en su sistema contable. El IRS requiere que guarde el formulario, incluso si no puede entregarlo al empleado, durante cuatro años.
Ahorre tiempo con BSO
Puede utilizar Business Services Online del Seguro Social para crear y / o cargar una versión electrónica de sus W2, que también se puede imprimir para los empleados. Si está administrando una pequeña empresa, esto representa una alternativa a juntar los W2 a través de su propio sistema de contabilidad o hacerlos manualmente. El sitio de la SSA requiere registro. Debe tener un navegador habilitado para web con cifrado de 128 bits y cookies habilitadas, y Adobe Acrobat Reader para crear los documentos en línea.
