El equipo de oficina es a menudo uno de los mayores costos de cualquier negocio. Este costo se ve agravado por el hecho de que el equipo se desgastará o se romperá. Una forma de reemplazar estos elementos es escribir una propuesta detallada que describa las necesidades de la empresa y solicitar oficialmente que se compre el equipo con el presupuesto de la empresa. Una propuesta por escrito permite que varios empleados estén al tanto de las necesidades de la compañía y tomen decisiones basadas en información importante, como el costo del equipo y su beneficio para la compañía.
Evaluar la necesidad. La mayoría de las empresas tienen presupuestos detallados que son definitivos sobre lo que pueden comprar y cuándo. Determine la verdadera necesidad de la empresa estudiando cada equipo y preguntando si podría repararse, si durará entre seis meses y un año más, o si sería más costoso repararlo que reemplazarlo. Cualquier artículo que pueda ser reparado o que dure más tiempo debe estar marcado en la lista de nuevos equipos solicitados.
Determinar las ganancias de la empresa. ¿Qué ahorrará la compañía si el equipo se reemplaza ahora? ¿Qué ganará? Si reemplaza una impresora de escritorio con una impresora profesional independiente que puede imprimir varias copias en una fracción del tiempo, enumérela como ganancia, ya que el tiempo ahorrado es beneficioso. Sea muy claro y conciso al explicar lo que cada equipo traerá a la empresa.
Investiga nuevos equipos. Conozca y enumere los precios, las especificaciones, los tipos de modelos, los minoristas y los fabricantes de cada equipo que está solicitando. Sepa qué vendedores tienen los artículos a los precios más bajos y que están cerca de su ubicación o tienen envío gratuito. También conozca cualquier inconveniente o problema que pueda estar comúnmente asociado con el equipo.
Escriba su borrador de la propuesta, incluidas las secciones para una introducción o resumen ejecutivo, objetivos o metas, necesidades de la empresa, ganancias o beneficios de la empresa y costos. También podría ser útil enumerar una línea de tiempo factible para la compra. No todos los equipos deberán comprarse inmediatamente.
Escriba su propuesta, prestando atención al formato. Asegúrese de que todos los encabezados estén en negrita y alineados ordenadamente. Revise la ortografía de su trabajo con la herramienta de revisión ortográfica de la computadora y lea la propuesta usted mismo. Para asegurarse de que no se pierda nada, deje a un lado su propuesta durante varias horas o días, y luego vuelva a leerla.
Advertencia
Mantenga sus solicitudes razonables: si su empresa realmente no necesita un gran modelo de equipo industrial, no lo incluya.
Sea sincero en sus evaluaciones del equipo actual. Los lectores de su propuesta deben poder confiar en sus opiniones.
