Los SOP, más formalmente conocidos como procedimientos operativos estándar, son prácticas documentadas diseñadas para garantizar la coherencia en las prácticas y operaciones comerciales. Muchas personas piensan que los SOP solo son aplicables en contextos prácticos de laboratorio y fabricación. Según la Agencia de Protección Ambiental, uno de los objetivos principales de los SOP es imponer cómo se mantiene, ajusta y usa el equipo. Sin embargo, los SOP también pueden cubrir más procesos analíticos, lo que significa que pueden aplicarse en una variedad de contextos de negocios.
Salud y seguridad
Los procedimientos operativos estándar mantienen la salud y seguridad de todos los trabajadores. Especialmente en los entornos de fabricación donde se trata de equipos pesados, los SOP pueden ayudar a garantizar que los empleados operen equipos para evitar lesiones. Los SOP pueden exigir programas regulares de limpieza y mantenimiento. Estas actividades son importantes para el funcionamiento seguro de la maquinaria, pero se olvidan fácilmente cuando los empleados cambian de turno y no existen registros escritos. Los SOP también muestran cómo operar el equipo de manera segura durante el uso regular. Un documento de la Universidad Estatal de Iowa sugiere el uso de diagramas junto con palabras para que las instrucciones queden claras.
Consistencia de los resultados
En entornos de laboratorio, la Agencia de Protección Ambiental sugiere que seguir las reglas establecidas por los organismos reguladores no siempre es suficiente. Los trabajadores a veces hacen pequeños cambios en el procedimiento estándar en función de los requisitos más específicos de un experimento en particular. Cuando estos cambios no están documentados, los resultados experimentales pueden diferir entre los equipos de técnicos que utilizan métodos ligeramente diferentes. Escribir procedimientos operativos estándar específicos para la línea de negocios de su compañía garantiza que todos trabajen de la misma manera, lo que limita el costo de las pruebas adicionales para explicar los resultados inconsistentes.
Cumplimiento normativo y legal.
Escribir un procedimiento operativo estándar con los requisitos de un organismo regulador en mente asegura que las prácticas en su organización estén en línea con las expectativas de la industria. Los procedimientos documentados también ayudan a racionalizar las auditorías internas y externas. Por ejemplo, si su empresa mantiene la certificación ISO, puede ayudar a los auditores externos proporcionándoles copias escritas de sus procedimientos compatibles con ISO. Entonces pueden aconsejarle dónde se están quedando cortos los trabajadores exactamente en el proceso. Los SOP también lo protegen de los juicios, por ejemplo, si un empleado se lesiona en el trabajo después de no seguir las mejores prácticas documentadas. Los SOP en entornos de oficina también pueden garantizar el cumplimiento legal. Por ejemplo, un SOP para negociar acuerdos comerciales en el extranjero puede impedir que los ejecutivos ingresen en territorio ilegal de soborno.
Mayor eficiencia y productividad
Las personas necesitan consistencia para ser más productivas. Cuando no hay duda sobre el formato que debe tener un documento, si se debe limpiar el equipo y dónde se deben almacenar los suministros, las personas pueden simplemente hacer su trabajo sin parar de hacer preguntas. Estandarizar todo es imposible y contraproducente, ya que los empleados necesitan cierta flexibilidad para resolver problemas. Sin embargo, la redacción de los SOP para procedimientos de rutina pueden aumentar la eficiencia en el trabajo. Por ejemplo, un SOP para nombrar archivos puede reducir el tiempo requerido para encontrar documentos y promover el trabajo en equipo en todos los departamentos.
