A medida que una empresa crece y comienza a trabajar con otras empresas fuera de la región geográfica inmediata, es probable que los viajes se conviertan en parte de la vida de algunos de sus trabajadores. Si necesita viajar por negocios, ya sea un viaje sencillo a la oficina o viajes frecuentes de larga distancia en automóvil, un automóvil de la empresa o una asignación de automóvil puede ayudar a aliviar la carga.
La diferencia
Las dos formas principales en que una empresa puede proporcionar a sus trabajadores acceso a un vehículo son un automóvil de empresa y una asignación por automóvil. Un automóvil de empresa es un vehículo que posee la empresa y le permite a un empleado usarlo. Los automóviles de la empresa pueden reservarse para fines comerciales o entregarse a los empleados para uso personal y comercial. Una asignación de automóvil, por otro lado, es el dinero que la empresa paga a un empleado para cubrir el costo de un automóvil o los gastos relacionados con el automóvil. Una asignación de automóvil puede pagar el precio total de un vehículo, pero generalmente cubre el costo de la gasolina, el mantenimiento y el desgaste normal de los empleados que ocasionalmente usan sus vehículos personales para fines comerciales.
Ventajas
Ambos tipos de gastos de automóvil cubiertos por el empleador tienen beneficios distintos. Un automóvil de la empresa elimina la necesidad de que el empleado compre un vehículo o lo mantenga para fines comerciales. Puede ser una ventaja reservada para empleados de alto rendimiento, o un medio para reclutar trabajadores calificados y persuadirlos para que se muden. Los permisos de automóvil son más fáciles de manejar para el empleador; el empleador puede incluso usar una tarifa de millas establecida por el gobierno federal para asegurarse de que todos los empleados que usan sus propios vehículos para viajar reciban la misma asignación justa.
Inconvenientes
Cada opción también tiene sus propias desventajas para los trabajadores y los empleadores. Un automóvil de la empresa que los empleados comparten requiere que el empleador invierta en mantenimiento, almacenamiento, reparaciones y seguros. También crea el riesgo de resentimiento, si algunos empleados tienen acceso a los automóviles de la empresa y otros no, especialmente si los automóviles de la empresa tienen un uso mixto de negocios y personal. Las asignaciones de automóviles son solo una opción cuando los empleados ya tienen sus propios automóviles. La confiabilidad varía de un trabajador a otro según la edad y condición del vehículo, y las diferencias en la eficiencia del combustible significan que algunos empleados se benefician o pierden dinero de la misma asignación estándar para automóviles que representa un acuerdo de equilibrio para otros.
Consecuencias fiscales
De acuerdo con el Servicio de Impuestos Internos, los trabajadores que reciben automóviles de la empresa pueden deducir el costo de mantenimiento y operación, incluido el combustible. Esto solo se aplica al uso del vehículo para fines comerciales, y en los casos en que el empleador informa el valor del automóvil de la compañía en su formulario W-2 como parte de su ingreso sujeto a impuestos. Las asignaciones para automóviles también reciben una consideración fiscal especial, y son deducibles de su ingreso sujeto a impuestos si su empleador las declara como ingresos sujetos a impuestos. Los empleadores son responsables de informar a los empleados que reciben subsidios de automóvil sobre cómo fueron reportados, para que los empleados puedan presentar sus declaraciones de impuestos de manera adecuada.
