Antes de contratar al primer empleado, una empresa debe formalizar sus políticas y procedimientos; Esto es cierto para cualquier empresa. Las políticas y procedimientos de una empresa forman algo así como una fundación; cuanto mejor se escriban las políticas y procedimientos y cuanto más incluyentes sean, mejor funcionará el negocio.
Características de la política
Las políticas de una empresa abarcan más que las políticas obligatorias estatales y federales que exige la ley; Las políticas de una compañía incorporan la posición de la compañía en temas específicos, tanto relacionados con el funcionamiento interno de la empresa como con otros más externos. Las pólizas cubrirán la postura de la compañía en el tiempo libre, días de vacaciones y días festivos. También indicarán la opinión de la compañía sobre cómo se debe tratar al cliente, a través de las políticas de servicio al cliente y las políticas sobre devoluciones, productos dañados, etc. Las políticas de la compañía determinarán la forma en que se protege la información y los actos administrativos, no el procedimiento real. Pero las acciones generales que la empresa elige tomar y por qué.
Características del procedimiento
Como complemento de las políticas, que dictan por qué se hace algo, los procedimientos de la compañía explican cómo se realiza una acción. Esto es especialmente importante para las grandes empresas. Un estándar de desempeño y una similitud en la forma en que se realizan las tareas contribuyen al desarrollo de una consistencia que es rentable, ya que disminuye la curva de aprendizaje y simplifica las tareas, y contribuye a la satisfacción de los empleados, ya que los estándares de desempeño están claramente definidos Los procedimientos son consistentes.
Beneficios
El principal beneficio de haber establecido políticas y procedimientos es una mayor consistencia. Este tipo de consistencia, exhibida interna y externamente, ayuda a la compañía a operar con mayor eficiencia y consistencia. La consistencia contribuye aún más a las percepciones de los clientes sobre la calidad y la integridad de la empresa. Este tipo de consistencia es tan importante que existen mandatos legales para las compañías más grandes, como Sarbanes-Oxley, para garantizar la consistencia de las partes interesadas. Las empresas más pequeñas también se benefician de la consistencia proporcionada por las políticas y los procedimientos. Por ejemplo, tener libros consistentes es algo que un potencial inversionista buscará. De hecho, no es raro que un inversionista potencial u oficial de préstamos solicite una copia de las políticas y procedimientos de una compañía, también llamado manual de la compañía o manual del empleado, solo por esa razón.
Manual
El manual de la empresa / manual del empleado es una recopilación formal de las políticas y procedimientos de una empresa. Aparte del hecho de que el manual es, en muchos casos, la primera correspondencia formal que la empresa tendrá con un empleado, y puede ser solicitada por los inversores, el manual también formaliza las operaciones de la empresa, proporcionando una referencia que un nuevo empleado puede acudir cuando no esté seguro de una política o procedimiento, así como proporcionar una base legal para las medidas disciplinarias de los empleados. Muchas demandas se han frustrado porque la compañía tenía un manual del empleado, que establecía claramente las políticas y procedimientos de la compañía.
Conceptos erróneos
Dicho esto, el manual del empleado (y, por lo tanto, las políticas y procedimientos formalizados) no es algo que deba considerarse como una herramienta penal o una obligación legal. Si bien el manual cumple con estos propósitos, las empresas con los mejores manuales de empleados (lea: más útil) utilizan el manual como una oportunidad para construir una base que ayude a garantizar que todos estén en la misma página, ya sea en los procedimientos actuales o por qué. Esos procedimientos se hacen de esa manera.
