Las empresas deben proporcionar formularios de ingresos a los empleados y contratistas independientes para presentar las declaraciones de impuestos. Los empleados reciben formularios W-2 y los contratistas independientes reciben formularios 1099-MISC. Estos formularios requieren un nombre, una dirección y un Número de Identificación de Impuestos Federales, también conocido como Número de Seguro Social para individuos y Número de Identificación de Empleador para empresas.Evite posibles problemas de presentación para todas las partes al verificar la información del Número de identificación fiscal (TIN) en los formularios que genera. Los registros públicos de búsqueda tienen diferentes recursos para confirmar los propietarios de TIN.
Servicio de ingresos internos
Búsqueda sin fines de lucro: El IRS tiene una herramienta para buscar entidades sin fines de lucro llamada Exención de selección de la organización. Al ingresar un TIN, la herramienta proporciona el nombre sin fines de lucro y los últimos detalles de la dirección conocida. También establece el estado de exención de impuestos, identificando las entidades que han perdido el estado sin fines de lucro. Los empleadores utilizan los detalles del TIN sin fines de lucro al deducir donaciones, así como al emitir los formularios 1099-MISC si la entidad benéfica fue contratada para los servicios.
Con fines de lucro y búsqueda individual: El IRS también tiene un servicio de coincidencia de TIN para que las empresas combinen información fiscal individual o comercial. Este servicio hace coincidir la información TIN con posibles variaciones de nombre. Este servicio solo funciona si tiene un nombre que coincida con el TIN. Esto ayuda a evitar el fraude por parte de empleados o proveedores que proporcionan información incorrecta. Este servicio está disponible en línea y tiene resultados inmediatos para búsquedas de hasta 25 nombres. Las búsquedas grandes requieren 24 horas para la comparación de lotes de hasta 100,000 TIN.
Comisión Nacional del Mercado de Valores
El sistema EDGAR es la búsqueda en la base de datos mantenida por la SEC para las empresas registradas que recaudan $ 1 millón o más. Las empresas por debajo de este umbral no están obligadas a registrarse. Este sistema requiere que la parte que realiza la búsqueda tenga alguna información de la compañía para realizar la búsqueda. No hay forma de buscar exclusivamente en base al TIN. Esto limita el sistema EDGAR, pero es un recurso gratuito disponible para las empresas.
Administracion de la Seguridad Social
El Servicio de Verificación del Número de la Administración de la Seguridad Social funciona de manera similar al sistema del IRS, pero es exclusivo de los números de la Seguridad Social, que sirven a individuos y no a entidades comerciales. Una empresa puede verificar de forma gratuita hasta 10 números con nombres o variaciones de nombres en línea de forma gratuita. Los empleadores pueden confirmar la información del empleado antes de enviar la información W-2.
No todos los contratistas independientes tienen una entidad comercial formal establecida. Estos contratistas están "haciendo negocios como" dueños de negocios que a menudo usan su propio número de Seguro Social en lugar de un TIN separado para fines comerciales. El Servicio de Verificación del Número de la Administración de la Seguridad Social confirma la información en estas situaciones.
Solución de problemas adicional
Es posible que se rechacen las declaraciones de impuestos si la información del TIN es incorrecta. Si las búsquedas en la base de datos no proporcionan la verificación de TIN deseada, solucione los problemas de los registros comerciales existentes. Esto puede llevar mucho tiempo, pero las tasas de éxito aumentan con más información.
Comience con las antiguas declaraciones de impuestos y registros de empleo. Haga una referencia cruzada del TIN con información anterior del empleado o proveedor. Haga coincidir cada TIN con la información proporcionada en el Formulario I-9 cuando se contrató al empleado o proveedor. Llame al negocio de la persona o proveedor y explique el problema con la verificación. Solicite información actualizada como copias de tarjetas de Seguro Social para reprocesar correctamente.
