¿Qué es el ciclo presupuestario? Son las diferentes fases de la planificación y ejecución del presupuesto a través de diferentes períodos de presupuestación. Un presupuesto de negocios típicamente progresa en fases que en total producen un ciclo de vida completo del presupuesto. Independientemente de su enfoque, el ciclo presupuestario comienza con la planificación y termina con una evaluación exhaustiva. Si bien los términos utilizados para identificar las cuatro fases dentro del ciclo pueden diferir entre las empresas, los objetivos de las fases de preparación, aprobación, ejecución y auditoría del desarrollo y la implementación del presupuesto son generalmente los mismos.
Consejos
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Las cuatro fases se conocen generalmente como las fases de preparación, aprobación, ejecución y auditoría del presupuesto. Estos términos pueden diferir entre las empresas.
El papel del ciclo presupuestario en diferentes áreas de negocio
Cada empresa tiene un presupuesto operativo. Dentro de la empresa, cada departamento también suele tener un presupuesto. En muchos casos, el presupuesto se divide en dos o más presupuestos para propósitos específicos, como un presupuesto de marketing y un presupuesto para entretener a los clientes. Los proyectos específicos también tienen sus propios presupuestos y, a menudo, diferentes fases del presupuesto para administrar. En todos los niveles, las empresas utilizan los presupuestos para realizar un seguimiento de sus gastos y equilibrar sus gastos con sus otros gastos para obtener ganancias. Los diferentes períodos de presupuesto pueden requerir diferentes presupuestos, como trimestres específicos.
Blueprinting en la fase de preparación
La preparación del presupuesto es un proceso que requiere mucho tiempo y suele demorar de tres a seis meses en completarse. Durante esta fase, los gerentes de departamento, o el propietario, hacen planes, priorizan los gastos, reducen los números y desarrollan un plan presupuestario preliminar. Debido a que la mayoría de los negocios preparan presupuestos separados para cada departamento o división, y luego los combinan más adelante, los pasos en la fase de preparación del presupuesto pueden repetirse antes de crear un presupuesto preliminar capaz de pasar por la fase de aprobación.
Obtención de la aprobación del presupuesto
La duración de la fase de aprobación generalmente depende del tamaño de una empresa y su estructura organizativa. Por ejemplo, las responsabilidades de aprobación de presupuesto en una pequeña empresa con una estructura organizativa plana generalmente involucran solo al propietario, o al propietario y algunos gerentes clave. En contraste, las empresas medianas y grandes caracterizadas por una estructura organizativa jerárquica formal suelen asignar responsabilidades de aprobación a juntas, comités o gerentes de alto nivel autorizados. Las aprobaciones de presupuesto a menudo requieren mucha discusión y un voto de consenso antes de que se complete la fase de aprobación.
Ejecución del presupuesto
La fase de ejecución o implementación del ciclo de vida del presupuesto se realiza con mayor frecuencia desde el principio hasta el final del año fiscal o calendario. El monitoreo regular y consistente para asegurar que los departamentos sigan las restricciones presupuestarias y para mantener el control interno es vital durante esta fase. Si los ajustes se hacen necesarios durante el año, partes de un presupuesto anual pueden volver a la fase de preparación y pasar nuevamente por el ciclo. Si el monitoreo descubre discrepancias, tales como sobrecostos significativos o gastos que no coinciden con las asignaciones presupuestarias, puede llevarse a cabo una auditoría interna antes de que finalice el año.
Auditoría de fin de año
La fase de auditoría, que consiste en auditorías internas, auditorías externas o ambas, generalmente se lleva a cabo después de que finaliza el año fiscal. El examen minucioso de los informes y estados financieros de fin de año proporciona formas de evaluar el cumplimiento de las restricciones presupuestarias y determinar si las proyecciones utilizadas a lo largo de los diferentes períodos presupuestarios fueron exactas. Un informe de evaluación creado por el equipo de auditoría, que incluye recomendaciones para el próximo año, completa tanto la fase de auditoría como el ciclo presupuestario del año en curso.
