La gestión de proyectos se refiere en términos generales al proceso y las actividades relacionadas de planificación, organización y control de recursos para lograr objetivos específicos. Los proyectos generalmente están limitados por factores como el alcance, el presupuesto y el tiempo, lo que requiere que la función de administración del proyecto optimice la asignación de recursos y los integre adecuadamente para superar estas limitaciones y cumplir con los objetivos predefinidos. La gestión de las actividades del proyecto se puede ver como una secuencia de pasos a completar, en línea con las cinco fases que definen el ciclo de vida del proyecto.
Iniciación
La iniciación del proyecto inicia el ciclo de vida del proyecto e implica reunir un equipo encabezado por un gerente de proyecto y proporcionar una visión general del proyecto. La descripción general generalmente incluye la definición del motivo del proyecto, los objetivos comerciales y la estrategia para lograr los resultados deseados. Además, se proporciona un alcance preliminar, una propuesta de presupuesto, hitos y una fecha de finalización. Esta fase generalmente concierne a los gerentes senior que crean un caso de negocios para el proyecto basado en un estudio de factibilidad y desarrollan una carta del proyecto que especifica la visión, alcance, expectativas y plan de implementación del proyecto.
Planificación
La planificación implica trazar todas las tareas necesarias para completar el proyecto y proporcionar fechas realistas de finalización de la tarea. La fase de planificación a menudo implica la creación de un plan de gestión de proyectos para guiar al equipo. El PMP proporciona un desglose detallado de las habilidades requeridas, la evaluación de riesgos, los recursos no laborales y los hitos para cada tarea. Identifica a las partes interesadas y define los criterios necesarios para completar con éxito cada tarea: cómo y cuándo se realizarán las actividades, los procedimientos a seguir, la frecuencia de los informes y los canales de comunicación.
Ejecución
Durante la fase de ejecución, la solución planificada se implementa para cumplir con los requisitos del proyecto. El equipo del proyecto y los recursos necesarios se reúnen y se utilizan para crear los resultados deseados del proyecto. Es una fase iterativa que involucra resolución de problemas, pruebas y revisiones para cumplir con un conjunto específico de requisitos del producto. El gerente del proyecto supervisa la asignación adecuada de recursos para mantener el proyecto en la fecha prevista. También mantiene comunicación con las partes interesadas internas y externas (los miembros del equipo del proyecto, la gerencia ejecutiva y los proveedores) para discutir el estado del proyecto.
Controlar
La fase de control implica la prueba y el monitoreo del proyecto para asegurarse de que el trabajo que se está ejecutando cumple con el plan y cumple con las expectativas de los interesados. El objetivo es la aceptación del proyecto por parte del cliente. Los resultados del proyecto se supervisan constantemente y, si se producen desviaciones o el cliente solicita un cambio específico, los datos se retroalimentan a los procesos de ejecución para que se tomen las medidas correctivas. Esta fase se completa cuando los entregables (los resultados finales del proyecto) son aprobados por el cliente después de haber cumplido con los estándares de calidad establecidos en el plan.
Cierre
La fase de cierre generalmente implica documentar el proyecto, un proceso que comienza cuando el contratista publica los entregables y el cliente los acepta formalmente. Se entregan todos los materiales pertinentes, incluida la documentación del proyecto, los manuales y el código fuente. Toda la documentación de la administración del contrato se completa, resaltada en los documentos firmados del contrato de aceptación. También se entrega al cliente un informe formal de revisión del proyecto que identifica y califica el nivel de éxito del proyecto, así como una revisión crítica de las lecciones aprendidas.
