Los deberes y responsabilidades de un departamento de facturación varían ampliamente dependiendo de la industria en la que opera el departamento y del cliente (s) que atiende. Sin embargo, los departamentos de facturación exitosos y bien administrados comparten algunas constantes. Por ejemplo, un gerente de facturación efectivo debe mostrar sólidas habilidades de liderazgo, demostrar un conocimiento práctico de las prácticas de cobranza y facturación y tener la capacidad de motivar a los miembros del personal de manera constante.
Diseñe un programa de facturación viable para garantizar que los ciclos de facturación y pago se completen de manera oportuna y de acuerdo con los estándares de control de calidad. Proporcione al personal copias de los procedimientos de la política de facturación y un manual de la empresa para facilitar su consulta.
Supervisar los controles de calidad. Monitorear las comunicaciones escritas y verbales entre el personal y los clientes. Busque el cumplimiento con los procedimientos de cobranza y facturación, así como ejemplos de ajustes y cancelaciones correctamente ejecutados.
Implementar cursos de capacitación para miembros del personal sobre los procedimientos y estándares de la empresa. Ofrezca técnicas de llamadas en frío y suave, consejos de negociación y capacitación en software.
Gestionar informes sobre actividades de facturación y cobro. Proporcione a los clientes copias, no originales, de dichos informes. Recopile información en otros departamentos de facturación para documentar cuentas en un solo lugar.
Mantener reuniones regulares del personal. Analizar el volumen operacional e imponer cambios según sea necesario. Mantenga la moral alta reconociendo a los miembros del personal que ofrecen un alto nivel de desempeño, muestre un historial de comunicaciones efectivas a la administración y siga a los miembros del personal, así como a una impresión positiva en la organización y el departamento de facturación.
Consejos
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Actualice el sistema informático de su departamento de facturación a medida que las nuevas tecnologías estén disponibles.
