Tener un gerente bien calificado para ayudar a operar y supervisar todos los departamentos es una parte esencial de un negocio exitoso. Por ejemplo, se necesita un gerente para ejecutar el departamento de compras. Si resulta que usted es ese gerente, entonces necesita entender exactamente qué hace el departamento de compras para un negocio. En pocas palabras, el departamento de compras es responsable de realizar compras comerciales, incluidos equipos, suministros y cualquier otra cosa que sea necesaria para que la empresa funcione sin problemas. El gerente debe supervisar todos los aspectos de esta función de trabajo clave para el negocio.
Mantenga registros detallados. Para efectos fiscales, las empresas deben mantener un registro muy cuidadoso de todos los gastos y artículos comprados. Trabaje en estrecha colaboración con el departamento de contabilidad de la empresa para mantener copias impresas y registros electrónicos de todas sus compras. Capacite a todos los empleados de su departamento en su método específico de registro y registro.
Planificar por adelantado. Cuando se trata de hacer compras, cuanto antes se haga, mejor. Asigne un empleado específico o un grupo de empleados para regular todo lo que compre su departamento y determinar el mejor momento para reordenar. Por ejemplo, usted y su equipo pueden decidir que un buen momento para reordenar la tinta para la oficina es cuando solo queda un cartucho de tinta adicional por impresora en la sala de suministros.
Procese las órdenes de compra razonables tan pronto como sea posible. Una parte de los empleados de su departamento debe ser responsable de procesar las órdenes de compra enviadas desde otros departamentos. Por ejemplo, el departamento de marketing puede necesitar una computadora nueva ordenada. Para cuando reciba la orden de compra, la compra ya habrá sido aprobada. Por lo tanto, su equipo puede concentrarse en comprar el artículo y realizar un seguimiento del gasto.
Utilice el buen juicio al gestionar el departamento de compras. Una de sus funciones clave es el procesamiento de órdenes de compra. Sin embargo, también debe prestar atención a lo que está ordenando. En algunas empresas, los otros departamentos del edificio pueden estar solicitando compras excesivas o innecesarias que se espera que realicen. Si observa este tipo de compras, debe notificarlo a su superior, al Director de Finanzas, al propietario de la empresa o al consejo de administración, según la jerarquía de su empresa.
