El formulario W-2 es un documento fiscal esencial para los empleados. Los formularios W-2 registran el salario de un empleado y otras compensaciones, deducciones de impuestos sobre la nómina y otra información de retención que se debe informar en las declaraciones de impuestos. El Servicio de Impuestos Internos dice que los empleados deben recibir sus formularios W-2 a más tardar el 31 de enero para que tengan tiempo suficiente para preparar sus declaraciones de impuestos.
Plazo de distribución de W-2
La fecha límite para que los empleadores distribuyan los formularios W-2 es el 31 de enero, aunque el IRS también dice que los empleados deben recibirlos antes de esa fecha. El IRS puede multar a los empleadores por cada W-2 tardío, dependiendo la cantidad de la distribución de los W-2, el tamaño de la empresa y si la violación es deliberada o no intencional. Un empleador puede solicitar una extensión escribiendo una carta al IRS explicando por qué no puede distribuir los formularios W-2 antes de la fecha límite. Las solicitudes de extensión se deben enviar por correo a la sucursal de devoluciones de información del IRS en Kearneysville, WV. Marque la carta a la atención del Coordinador de Extensión del Tiempo. La solicitud de extensión debe ser enviada antes del 31 de enero.
Distribución Electrónica W-2
Tradicionalmente, los formularios W-2 se envían por correo. Los empleadores también pueden enviarlos electrónicamente, siempre que el empleado consienta y obtenga el W-2 a fines de enero. Se debe informar a los empleados sobre los requisitos de hardware y software para recibir los formularios W-2 de manera electrónica. Además, los empleadores deben informar a los empleados cómo revocar el consentimiento si lo desean. Los empleados que no eligen recibir los formularios W-2 electrónicos continúan recibiendo formularios en papel.
