Cualquiera que maneje un negocio se ha enfrentado al desafío de garantizar que los empleados tomen los pasos correctos para realizar el trabajo. Esto se aplica particularmente a las compañías que fabrican productos o brindan servicios, agencias gubernamentales que deben hacer cumplir las regulaciones y organizaciones como los hospitales a los que se confía la salud de los pacientes. ¿Cómo van estas preocupaciones para asegurarse de que los empleados sigan los pasos correctos? Escriben procedimientos de calidad que especifican el rol de cada empleado en la mejora del rendimiento general.
Comience por comprender la diferencia entre la calidad interna y la externa. La calidad interna se refiere a los intentos de una empresa por mejorar sus operaciones internas, como mejorar la administración y el desempeño de los empleados. La calidad externa se refiere a los esfuerzos de una empresa por mantener altos niveles de satisfacción del cliente.
Centrarse en los procedimientos de escritura para mejorar la calidad interna. Haga hincapié en que todos los miembros de la empresa, desde el personal de apoyo hasta los gerentes de alto nivel, deben participar. Sin embargo, recuerde que si muestra un interés genuino en las respuestas de los empleados a los nuevos procedimientos, es probable que inspire el compromiso de los empleados, lo que termina por elevar la moral.
Siga los consejos de la Organización Internacional de Normalización (ISO), que ha publicado manuales de estándares de calidad para uso de fabricantes y proveedores de servicios. Según Praxiom Research Group Limited, que interpreta las normas ISO para el público en general, ISO 9004 sugiere que las empresas "creen un entorno sociocultural que apoye la mejora". Esto significa que los gerentes deben respetar al personal de apoyo para obtener respeto a cambio, la compañía debe compartir información corporativa con los empleados y que los supervisores puedan alentar a los empleados a trabajar mejor dando el ejemplo correcto.
Desarrollar un sistema para medir la mejora en el proceso de calidad. Una vez más, ISO 9004 recomienda que las empresas aprendan cómo medir la satisfacción del cliente y el desarrollo profesional de los empleados, los componentes principales de un sistema de gestión de calidad total.
Considere las sugerencias hechas por GMP, un líder mundial en buenas prácticas de fabricación, a las compañías que buscan escribir procedimientos de calidad. GMP sugiere que los gerentes entiendan cada trabajo antes de escribir procedimientos para ello. Deben enumerar los pasos clave que los empleados deben seguir al realizar sus trabajos particulares.
Escribir procedimientos de calidad en lenguaje cotidiano. Según GMP, "Puede aumentar la legibilidad del procedimiento usando oraciones cortas y simples".
Aprenda cómo empaquetar los procedimientos para que los empleados les presten atención. Por ejemplo, GMP sugiere que tome medidas adicionales para diseñar páginas llamativas, tablas de contenido, índices y elementos visuales atractivos.
Use imágenes en sus procedimientos de calidad manuales o instrucciones. Las imágenes no solo pueden hacer que sus instrucciones sean más fáciles de entender, sino que también pueden usarse para enfatizar puntos importantes o para despertar el interés de los empleados.
