El crédito está en el corazón de las transacciones comerciales. Las empresas otorgan créditos a los clientes y realizan compras a crédito. Sin embargo, a veces los clientes se atrasan en sus pagos y las empresas se encuentran con deudas no cobradas, lo que reduce el flujo de efectivo. Una política de crédito actualizada ayuda a la empresa a administrar de manera proactiva sus facturas pendientes. Los componentes clave de una política de crédito son objetivos y responsabilidades, análisis de crédito y cobros.
Metas y Responsabilidades
Los objetivos de una política de crédito son reducir los montos de las facturas pendientes y los gastos por deudas incobrables. Las empresas podrían establecer diferentes métricas de rendimiento, como el número promedio de días que una cuenta está vencida y el valor total en dólares de las facturas pendientes. Por ejemplo, una empresa podría establecer límites en el número máximo de días que una cuenta puede permanecer vencida antes de que la empresa la cancele y elimine los privilegios de crédito del cliente. El establecimiento de responsabilidades organizacionales también es importante porque establece una cadena de responsabilidad y evita la duplicación y la confusión. Por ejemplo, los gerentes de las tiendas minoristas de una compañía pueden tener la autoridad para aprobar límites de crédito de hasta $ 500, pero el departamento de finanzas corporativas tendría que revisar las solicitudes de crédito de montos más altos.
Análisis
El propósito del análisis de crédito es distinguir entre los clientes que pagan a tiempo y los que no lo hacen. La política de crédito debe especificar el formato de los formularios de solicitud de crédito y establecer pautas claras para revisar estas solicitudes. Dependiendo del tamaño de la solicitud de límite de crédito, es posible que los gerentes y oficiales de crédito deban revisar los informes de crédito, los estados financieros, el historial operativo y otra información de Dun & Bradstreet del formulario de solicitud antes de otorgar aprobaciones de crédito. El análisis debe ser un proceso continuo porque los cambios en las condiciones comerciales y económicas podrían afectar la salud financiera de empresas individuales o industrias completas. La administración proactiva del crédito puede requerir que una compañía rechace las solicitudes de crédito de ciertas compañías y reduzca o cancele los límites de crédito de otras.
Colecciones
El propósito de la política de cobro es reducir la exposición a la deuda incobrable de una empresa. La probabilidad de una colección cae rápidamente a medida que una cuenta envejece. En otras palabras, cuanto más tiempo esté vencida una cuenta, más difícil será cobrar el saldo pendiente. Los procedimientos de cobro generalmente dependen del tamaño y el valor en dólares de la cuenta vencida. Una pequeña empresa con un número limitado de cuentas puede adoptar un enfoque personalizado para las colecciones con llamadas telefónicas o incluso visitas personales. Una gran empresa con cientos de cuentas puede adoptar un sistema gradual de escaladas. Por ejemplo, puede enviar un recordatorio por correo electrónico cuando una cuenta tiene siete días de retraso e iniciar un contacto telefónico después de que una cuenta haya vencido por dos semanas o más.
Otras Consideraciones
Los otros componentes de la política de crédito incluyen los términos de venta, el período de crédito y los descuentos en efectivo. Los términos de crédito comunes incluyen "30 netos" y "2/10, 30 netos". El término "30 netos" significa que el pago completo vence dentro de los 30 días. El término "2/10" significa que un cliente recibe un descuento del 2 por ciento si paga la factura completa en un plazo de 10 días. Las secciones adicionales pueden incluir descripciones de ética, calidad, informes de gestión interna y mantenimiento de registros.
