La información contable es información sobre las transacciones de una entidad comercial. Desde la compra de inventario y maquinaria hasta la celebración de contratos de construcción a largo plazo, los eventos que ocurren en las operaciones comerciales casi siempre se traducen en información contable. La contabilidad es un método para identificar y registrar estos datos y usarlos para generar informes útiles para una variedad de usuarios. Estos usuarios generalmente se clasifican en dos grupos: usuarios internos y usuarios externos. Debido a que las necesidades de estos usuarios son muy variadas, la contabilidad tiene dos perspectivas principales. La contabilidad de gestión es una perspectiva de futuro orientada hacia los usuarios internos. La contabilidad financiera se basa en datos históricos y está estandarizada para usuarios externos. Para comprender estas perspectivas, debe comprender varios conceptos subyacentes que forman la base de la contabilidad como el lenguaje de los negocios.
Consejos
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La información contable es información medible y cuantificable sobre las transacciones y eventos que involucran a una entidad comercial.
¿Qué es la información contable?
La información contable es la información que surge de las transacciones comerciales. Una vez identificada, la información se clasifica y registra, y eventualmente encuentra su camino en varios informes. Para la contabilidad en efectivo, esto es relativamente simple. Los ingresos se registran en los libros cuando se recibe efectivo, y los gastos se registran cuando se paga el efectivo. Este método puede ser más simple, pero solo es adecuado para pequeñas empresas con pocos propietarios o socios. Sin embargo, las empresas con más inversores y las empresas que tienen inventario consideran que la base de acumulación de la contabilidad es necesaria. Además, las empresas que cotizan en bolsa están obligadas por ley a utilizar la contabilidad de valores devengados. Las transacciones en la contabilidad de acumulación se registran con respecto a la ecuación contable, donde cada transacción tiene un lado de débito y un lado de crédito.
¿Cuáles son los tres elementos básicos de la contabilidad?
La ecuación contable se compone de tres elementos: activos, pasivos y patrimonio. Los activos son cosas que el negocio posee y puede usar. Los activos pueden ser tangibles, como artículos de inventario, maquinaria, edificios y suministros, o intangibles, como patentes y derechos de autor. El efectivo y los instrumentos similares al efectivo, como los saldos de cuentas bancarias, también se consideran activos. Una empresa también podría mantener inversiones, que se considerarían activos a largo plazo.
Los pasivos son importes que la empresa debe a otras entidades. La empresa podría comprar inventario para reventa a crédito, por ejemplo. La cantidad que deben a su proveedor sería una responsabilidad hasta que se pague. A medida que la empresa paga a los empleados y retiene los impuestos de los cheques de pago, incurrirán en una responsabilidad en forma de retenciones impositivas que se deben al gobierno. La empresa podría tomar préstamos o líneas de crédito para pagar ciertos gastos. Estos saldos de préstamos representarían pasivos del negocio.
La equidad es una combinación de montos invertidos en el negocio por los propietarios o accionistas y las ganancias del negocio a lo largo de los años. Una empresa de un solo propietario, sociedad o LLC puede comenzar con que los miembros de la empresa pongan una suma de efectivo en una cuenta bancaria para que la empresa la use. Una corporación podría comenzar con un gran grupo de inversionistas reuniendo dinero. De cualquier manera, esta inversión representa su participación en la empresa y se denomina patrimonio de la empresa. A medida que el negocio opera, sus ganancias y pérdidas aumentarán o disminuirán el patrimonio.
Estos tres elementos se combinan en la ecuación contable, que establece que los activos son iguales a los pasivos más el patrimonio. Como con cualquier ecuación, los dos lados tienen que permanecer iguales. Este es el concepto que subyace a la necesidad de un lado de débito y crédito para cada transacción. Un aumento en los activos siempre resultará en un aumento en los pasivos o en el patrimonio o en una disminución en un activo diferente que se intercambió. Por ejemplo, si su empresa compra inventario con efectivo, la transacción reduce el activo en efectivo para aumentar el activo de inventario. Si su empresa, en cambio, compra el inventario a crédito, su empresa ha aumentado un pasivo, las cuentas por pagar, a fin de aumentar la cuenta de inventario de activos.
¿Por qué es importante la contabilidad para los negocios?
La información contable ayuda a las personas a tomar decisiones comerciales y financieras. Su confianza en la exactitud y fiabilidad de esta información es casi tan importante como los resultados financieros reales de la empresa. Por lo tanto, es importante contar con un sistema que capture con precisión las realidades de las operaciones de una empresa y su capacidad financiera y que informe la información de buena fe. Hay muchos usuarios de información contable, cada uno de los cuales tiene diferentes preocupaciones sobre el negocio.
Los gerentes deben poder pronosticar los resultados potenciales de diferentes decisiones de negocios. Los empleados desean saber que el negocio continuará operando de una manera financieramente estable. Los inversores quieren saber cómo una empresa utilizó su dinero para obtener una ganancia, y necesitan poder comparar el negocio con otras empresas para evaluar estrategias de inversión. Los proveedores y otros acreedores deben saber sobre el desempeño financiero de una empresa y si la empresa tiene activos suficientes o si está utilizando demasiado crédito. En un sentido amplio, estos usuarios se pueden dividir en dos grupos básicos: interno y externo. Como resultado, la contabilidad tiene dos ramas principales: gerencial y financiera.
Contabilidad financiera
La contabilidad financiera es la rama de la contabilidad que se centra en informes estandarizados para proporcionar información a usuarios externos. Las empresas que cotizan en bolsa, aquellas que ofrecen sus acciones para la venta en varios mercados de valores, deben preparar informes de contabilidad financiera y archivarlos ante la Comisión de Valores y Bolsa para su visualización pública. El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera establece los estándares que rigen cómo se lleva a cabo la contabilidad financiera. Estos principios de contabilidad generalmente aceptados, o GAAP, sirven como un marco para que los contadores utilicen al decidir cómo medir y registrar la información financiera.
Los PCGA dictan que la información contable debe tener ciertas cualidades: relevancia, materialidad, confiabilidad, comprensión y comparabilidad. La información relevante es información que influye en la decisión en cuestión. La materialidad significa que algo es lo suficientemente significativo como para ser observado. Por ejemplo, una empresa multimillonaria podría no tener que preocuparse por los informes precisos de una transacción de $ 200, pero consideraría que una transacción de $ 20,000 es material. La información confiable está libre de errores o manipulaciones. Comprensibilidad significa que la información se presenta de manera clara y eficiente para evitar interpretaciones erróneas. Finalmente, la comparabilidad significa que las declaraciones se crean y presentan siguiendo los métodos de contabilidad aceptados en ese momento. Esto permite a los usuarios comparar una empresa con otra porque saben que se les está diciendo la información de la misma manera de una empresa a otra.
Principios contables fundamentales de la contabilidad financiera
La contabilidad financiera se basa en el devengo y utiliza los PCGA como marco. Según los GAAP, los ingresos se combinan con los gastos utilizados para crearlos. Los ingresos se consideran ganados cuando el negocio ha entregado bienes o servicios prestados, ya sea que se intercambie o no el efectivo. Los gastos también se registran cuando se reciben bienes o servicios. Estas transacciones ingresan a los libros a su costo histórico y no se revalúan posteriormente. El costo histórico es objetivo, mientras que la revaluación sería subjetiva y debe evitarse. Estos principios guían la creación de los estados financieros.
Los principales estados financieros
En la contabilidad financiera, cada ciclo contable genera tres estados financieros principales: el estado de resultados, el balance general y el estado de flujos de efectivo. A partir de estas tres declaraciones, los usuarios pueden analizar una amplia variedad de índices de rendimiento para comparar fácilmente una empresa con otra, incluso cuando las empresas son de diferentes tamaños.
El estado de resultados muestra las distintas cuentas de ingresos y gastos. Los ingresos se presentan primero. Si el inventario está involucrado, el costo de los bienes vendidos generalmente se deduce de los ingresos primero, antes de pasar a las categorías de gastos de desglose. El costo de los bienes vendidos y los gastos se deducen de los ingresos para obtener una ganancia neta o el "resultado final" del estado de resultados.
Un balance sigue la ecuación contable. Muestra todas las cuentas de activos en un lado y las cuentas de pasivo y capital en el otro. Cuando los libros se cierran al final de un período contable, el ingreso neto se muestra en las cuentas de patrimonio. Se prepara un balance de prueba, se ajustan los asientos de diario y, al final, se prepara un balance general en el que los activos son iguales a la suma de pasivos y patrimonio.
El estado de flujos de efectivo muestra dónde fue el efectivo de la empresa. Aunque la contabilidad de devengo significa que las transacciones se registran cuando las obligaciones se cumplen o se toman sin tener en cuenta el efectivo, aún es importante saber qué pasó con el efectivo de la empresa.El estado de flujos de efectivo explica cómo el efectivo entró y salió del negocio. Divide esos flujos en diferentes tipos de actividades. Para un análisis más claro, los flujos de efectivo de las operaciones comerciales se mostrarán por separado de los flujos de efectivo de las actividades de inversión o financiamiento.
Contabilidad de gestión
Por el contrario, la contabilidad empresarial es mucho más flexible. La administración puede necesitar ver la información de varias maneras para evaluar una decisión. Son libres de usar cualquier formato de informe que sea más útil para ellos. Los informes de contabilidad gerencial no deben mostrarse a usuarios externos y, por lo tanto, no están limitados por el uso de los PCGA.
La contabilidad gerencial es a menudo prospectiva y subjetiva. Es posible que los gerentes tengan que hacer un análisis de costo-beneficio, encontrar puntos de equilibrio, examinar los costos del ciclo de vida o desglosar los informes en diferentes segmentos de negocios que los requeridos en los informes financieros. El mayor beneficio de la contabilidad de gestión, entonces, es la flexibilidad para manipular los informes para que sean más útiles para la decisión en cuestión. Sin embargo, la naturaleza subjetiva de estos informes desafía a los PCGA, por lo que no deben mostrarse a usuarios externos.
Otros tipos de información contable
La contabilidad fiscal y la contabilidad sin fines de lucro presentan reglas más especializadas que las que se analizan aquí. Cuando discuta la contabilidad tributaria, puede escuchar el término "conciliar el libro con el impuesto". Esto significa que el contador está explicando las diferencias entre lo que se muestra en los informes de contabilidad financiera y los resultados que aparecen en la declaración de impuestos. Esto se debe a que los reglamentos GAAP y el IRS de la Junta de Normas de Contabilidad Financiera difieren en la forma en que se tratan ciertas transacciones. Un ejemplo es el tratamiento de los gastos de comidas. Si bien es probable que refleje el costo total de una comida en los libros de su empresa, el IRS solo permitirá el 50 por ciento del gasto en la mayoría de los casos. Su conciliación tendría una línea de pedido que muestra la otra mitad del gasto como una explicación.
La contabilidad sin fines de lucro se realiza de una manera muy específica porque las empresas sin fines de lucro a menudo tienen fondos asignados de maneras muy específicas. Los emisores de subvenciones pueden tener restricciones muy específicas sobre cómo se puede usar el dinero. Por ejemplo, una subvención podría estar disponible para ayudar a las trabajadoras poco cualificadas a obtener capacitación laboral. La organización sin fines de lucro deberá demostrar que los fondos de la subvención se utilizaron para lograr este objetivo. No pueden usar estos fondos de subvención para otros proyectos, o tendrán que pagar los fondos al emisor. De manera similar, los donantes pueden donar a un proyecto específico en lugar de a un fondo general sin fines de lucro. Querrán ver que se cumplan los objetivos del proyecto. La contabilidad sin fines de lucro separa el dinero en varios "fondos" para llevar a cabo este informe.
Aunque la definición de información contable parece simple, puede ver rápidamente cómo el campo de la contabilidad ha crecido para incluir tantas especialidades. Hay personas que trabajan en áreas temáticas amplias, pero muchas más terminan en roles muy especializados. Un individuo puede negociar únicamente con las cuentas por pagar, por ejemplo, asegurándose de que la empresa pague sus facturas a tiempo para que las luces permanezcan encendidas y el inventario siga fluyendo sin problemas. Otra persona puede decidir trabajar únicamente en la información fiscal de una empresa, asegurando informes precisos y el cumplimiento de todas las regulaciones de las entidades fiscales, ya sean federales o estatales, ingresos, ventas o impuestos sobre la nómina. Una cosa es cierta: todos registrarán información sobre las transacciones de la empresa y las utilizarán para informar a varias partes interesadas.
