Crear un calendario realista de proyectos es uno de los mayores desafíos que enfrenta un gerente de proyecto. Hay algunos problemas comunes con la programación del proyecto que se pueden anticipar y prevenir, dando a todos los involucrados con el proyecto más confianza en el calendario.
Estimación de la duración de la tarea
El problema más básico y común con la programación de proyectos es estimar la duración de cada tarea del proyecto. La mayoría de las personas subestima el tiempo que les llevará hacer algo, lo que da como resultado un programa que refleja solo el mejor de los casos. Para evitar esto, puede agregar tiempo a cada tarea si puede estimar cuánto ha subestimado el miembro de su equipo. (Muchas personas subestiman constantemente un cierto porcentaje). O puede agregar tiempo de contingencia como un elemento separado en su agenda. Si bien esto a veces es mal visto como "rellenar" su agenda, en realidad es una forma realista de hacer que su plan sea más preciso.
Asegúrate de no perderte las tareas necesarias del proyecto. Es fácil pasar por alto los realizados por grupos externos a su equipo de proyecto o aquellos que el experto en la materia que realiza la estimación cree que son tan obvios que no es necesario que los mencione.
Asignando recursos
La mayoría de los cronogramas de proyectos se basan en el supuesto de que la persona de recursos correcta estará disponible exactamente cuando sea necesario. Pero a menos que su organización tenga un buen método para asignar personas a proyectos, eso no puede suceder. Su programa también debe tener en cuenta de forma realista el tiempo que cada miembro del equipo puede dedicar a su proyecto, teniendo en cuenta otros proyectos, apoyo operacional o tareas administrativas que deben realizar.
Configuración de la fecha de implementación
En muchos casos, la administración o algún factor externo ha establecido la fecha de implementación del proyecto antes de desarrollar un cronograma. Se le puede solicitar que reduzca el tiempo planificado para que algunas tareas cumplan con la fecha de finalización necesaria. Debe comunicar de manera proactiva al patrocinador del proyecto cualquier riesgo relacionado con la realización de estos cambios.
Manejando lo Desconocido
Los eventos desconocidos, como los cambios en el entorno empresarial o los problemas con una nueva tecnología, pueden hacer que las tareas del proyecto tomen más tiempo de lo programado. Al identificar posibles riesgos al inicio del proyecto, podrá administrar mejor los que ocurran y, por lo tanto, reducir su impacto en su programación.
Cambio de gerencia
Los cambios en el alcance del proyecto, los requisitos que deben cumplirse o la tecnología utilizada pueden interrumpir el cronograma de su proyecto. Estos tipos de cambios deben pasar por un proceso formal de gestión de cambios del proyecto para que el patrocinador del proyecto y los clientes puedan aceptar cualquier cambio de programa en lugar de sorprenderse desagradablemente.
Estimando Grandes Proyectos
Un proyecto grande tiene más interdependencias entre tareas y entre grupos de trabajo o individuos. Este nivel de complejidad hace que sea más difícil predecir el cronograma, que deberá incluir tiempo para dicha coordinación.
