El escenario de negocios ahora está basado en proyectos. Los proyectos involucran equipos multifuncionales, y la diversidad de opinión ayuda en la innovación. El objetivo de muchos proyectos empresariales es cumplir y superar las expectativas de los clientes. La gestión integrada de proyectos es el nuevo mantra empresarial, en el que la gestión de proyectos es un proceso integral de ejecución del plan estratégico. Comprender el proceso del ciclo de vida de un proyecto es fundamental para todas las áreas de trabajo, ya que se traduce en una mejor eficiencia.
Definición del proyecto
Las empresas a menudo dependen de "proyectos" para satisfacer las necesidades de los clientes. Un "proyecto" se distingue de las actividades cotidianas y de los "programas" a largo plazo por ciertas características. Para ser llamado un "proyecto" una tarea debe tener un objetivo específico, debe ser un esfuerzo de una sola vez con una vida útil establecida. Los proyectos también tienen especificaciones de rendimiento y están limitados por tiempo, dinero, mano de obra y otros recursos. Cada ciclo de vida del proyecto se caracteriza por cuatro etapas: la etapa de definición, la etapa de planificación, la etapa de ejecución y la etapa de entrega.
Gestión de proyectos
La gestión de proyectos es el proceso de planificación, programación y control de proyectos. Varios factores han llevado a aumentar el énfasis en la gestión eficiente de proyectos. La creciente competencia global ha llevado a ciclos de vida de productos comprimidos. Las empresas se enfrentan a escenarios de desarrollo de productos de "tiempo de comercialización" más cortos. La explosión de conocimiento con redes de información compartidas y mayor atención al cliente han contribuido a una mayor complejidad en la naturaleza de los proyectos. Esto requiere una gestión eficiente de equipos de proyectos multifuncionales. Las empresas también están realizando numerosos proyectos a la vez. Por lo tanto, la asignación de recursos y la gestión eficiente de proyectos es de importancia estratégica.
Planificación
La planificación en el contexto de un proyecto implica proporcionar una hoja de ruta para la ejecución adecuada del proyecto. El proceso de planificación implica la definición del proyecto, incluido el resultado propuesto del proyecto. El proceso de planificación también implica definir claramente las metas y los objetivos del proyecto, las especificaciones de la calidad, el presupuesto y las estimaciones de tiempo y los parámetros de control. En resumen, la etapa de planificación es una etapa para revisar y reafirmar los objetivos y lineamientos del proyecto y resolver cualquier problema de socavación. Los enfoques de contingencia también se diseñan durante el proceso de planificación para evitar escollos. Idealmente, el proceso de planificación debe involucrar a todos los miembros del equipo.
Programación
La programación de proyectos implica dividir el proyecto en tareas más simples claramente definidas. Esto también se conoce como la "estructura de desglose del trabajo". Esta estructura permite a los miembros del equipo comprender un proyecto complejo en términos de tareas sencillas que se pueden lograr. La programación también implica asignar estas tareas al personal relevante y establecer el tiempo, el dinero y otras restricciones de recursos para cada tarea. Por ejemplo, si el proyecto es organizar una convención, entonces la estructura de desglose del trabajo implicaría tareas tales como reservar una sala o imprimir folletos. Se asignan personas específicas a cada tarea con limitaciones de tiempo, dinero y calidad.
Controlar
La ejecución del proyecto implica tratar con eventos inesperados. Si bien el establecimiento de un plan claro y el proceso de programación minimizan las ambigüedades, el gerente del proyecto debe ejercer un control cuidadoso para mantener los requisitos de tiempo, calidad y presupuesto. Dos elementos del control del proyecto implican establecer y lograr hitos del proyecto claramente definidos y mantener líneas de comunicación claras. Los hitos ayudan a monitorear el progreso y la comunicación ayuda a supervisar y mejorar el esfuerzo del equipo.
