Las cartas de cambio de política son difíciles de escribir porque el cambio generalmente no favorece al cliente o empleado, incluso si es necesario. Las cartas de cambio de política, como cualquier carta que transmita noticias negativas, requieren una cuidadosa preparación y consideración. Si escribe la carta con cuidado, puede explicar la razón del cambio y aún conservar la buena voluntad de los clientes o empleados.
Utilice el membrete de su empresa. Debido a que esta carta es una notificación legal de un cambio de política, debe tener un aspecto oficial y formal.
Escriba la fecha completa. Saltar un espacio de línea.
Escriba el nombre del destinatario, la organización y la dirección. Si esta carta es un correo masivo para todos los empleados o todos los clientes, puede omitir el nombre y la dirección o usar la función de combinación de correspondencia en su programa de procesamiento de textos para insertar automáticamente el nombre y la dirección de cada letra. Salta otra línea de espacio.
Escriba "Estimado Sr. / Sra. (Nombre)" seguido de dos puntos. Si esta es una carta masiva, use un saludo genérico como "Estimado cliente valioso" o "Estimado empleado" en su lugar. Salta otra línea de espacio.
Comience la carta explicando el problema que llevó al cambio de política. Utilice cualquier dato o estadística que ayude a convencer al destinatario. Siempre discuta el problema primero en un mensaje negativo: si el destinatario entiende el problema, será más probable que acepte su solución.
Explique el cambio de política en un lenguaje claro y específico. Explique cuándo entrará en vigencia la nueva política, las consecuencias de no seguirla y los detalles que el empleado o cliente necesitará para llevar a cabo el cambio.
Agradezca al cliente o empleado por su tiempo y cooperación. Proporcione información de contacto para que la use si tiene alguna pregunta sobre la política.
Escriba "Sinceramente" y omita tres espacios de línea. Escriba su nombre completo y título. Firme su nombre sobre su nombre escrito.
Haga una copia de la carta para sus registros y proporcione otra copia para su departamento legal. Envíe por correo las cartas originales. Si el cambio de política es importante o es el resultado de un cambio en una ley, envíe las cartas por correo certificado para que tenga un registro de cuándo cada destinatario recibió su carta.
Consejos
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Mantenga la carta breve y educada. No sobre-explique las noticias negativas, que podrían crear lagunas no intencionadas en el cambio de política.
