La planificación de recursos humanos comienza con la determinación de las necesidades de la fuerza laboral: los niveles, las posiciones y el número de personas que la organización necesita para cumplir su misión y objetivos. Este tipo de planificación generalmente ocurre antes de que la compañía abra sus puertas para el negocio. Factores como el crecimiento de la empresa, el aumento de los ingresos, la expansión a nuevos mercados y el desgaste de los empleados también pueden requerir personal adicional. Cuando está sentado en la mesa con el liderazgo ejecutivo, es aconsejable tener una propuesta por escrito que justifique su solicitud de mano de obra adicional.
Comience con lo esencial
Según el tamaño de su organización y la complejidad de su plan de personal, su solicitud de propuesta de personal adicional debe tener al menos cuatro secciones básicas:
- Resumen ejecutivo
- Necesita valoración
- Metodología
- Presupuesto
Algunas propuestas pueden requerir secciones adicionales, como la Evaluación de proyectos y la Estrategia de comunicación, pero una propuesta de planificación de recursos humanos puede no necesitar más que las cuatro básicas. La propuesta requiere la participación de todo su equipo de recursos humanos porque la contratación de personal implica la contratación, la capacitación y el desarrollo de los empleados y la compensación.
Escriba un resumen ejecutivo
Indique el propósito de su propuesta e identifique quién proporcionó información. Resuma los contenidos y brinde información sobre cómo planea llevar a cabo el plan de personal adicional. Los lectores que solo tienen acceso al resumen ejecutivo deben comprender completamente las razones subyacentes de la solicitud de personal adicional. Asimismo, deje en claro cómo llegó a la conclusión de que necesita más empleados y cómo el presupuesto cubrirá los costos de reclutamiento, capacitación, embarque y pago.
Ejemplo:
El Gerente de Recursos Humanos de la Compañía ABC, inserte el nombre, presenta esta propuesta con fecha inserte la fecha para justificar la adición de cinco empleados adicionales en dos departamentos: Ventas corporativas y Contabilidad. El equipo de recursos humanos investigó las necesidades de la empresa, evaluó el mercado laboral actual y estimó el costo general para los empleados adicionales. Los detalles se establecen en la aprobación de esta propuesta por parte del equipo de liderazgo ejecutivo de la Compañía ABC.
Describa su propuesta de mano de obra adicional
Describa las razones por las que la compañía necesita personal adicional y explique la metodología que utilizó para determinar cuántos empleados se requieren para sostener las operaciones de la organización. Es probable que la evaluación de necesidades incluya una revisión del plan de personal actual de la empresa y cuándo se implementó. También debe establecer los pasos que tomó para ver los recursos actuales de cada departamento y lo que anticipa serán las futuras necesidades de personal del departamento. Por ejemplo, su evaluación de necesidades puede incluir descripciones de la permanencia promedio de los empleados, la planificación de la sucesión, la capacitación y el desarrollo de los empleados, y el desgaste y la rotación de personal.
Describe tu metodología
Este es el proceso utilizado para concluir que la organización o departamento necesita personal adicional. Para cada uno de los componentes de su evaluación de necesidades, describa las fuentes de su información y cómo usó esa información. Por ejemplo, promediar la permanencia de los empleados es un cálculo simple:
- Revisar los archivos de personal de los empleados para las fechas de contratación
- Calcula el número de años empleados
- Total de los años trabajados.
- Divide el total por el número de empleados.
Para algunos departamentos, es posible que desee examinar la tenencia individual de los empleados para estimar los números de deserción. La metodología también debe incluir la disponibilidad de trabajadores, ya que no tiene sentido solicitar personal adicional si el mercado laboral es tal que no tiene oportunidad de atraer candidatos calificados. La disponibilidad del mercado laboral determina si tiene acceso a recursos humanos, como las escuelas cercanas que producen graduados o un mercado laboral en general dentro del rango de desplazamiento. También puede incluir en esta metodología lo que podría suceder si la empresa no puede contratar personal adicional calificado. Por ejemplo, el aumento de las horas extraordinarias para los empleados actuales, la pérdida de productividad o ventas, o la baja moral de los empleados porque la fuerza laboral actual está soportando la carga de las cargas de trabajo excesivas.
Proponer un presupuesto
El presupuesto para personal adicional es más que lo que los empleados ganan. La compensación para cada empleado incluye salarios anuales o sueldos, más el costo de los beneficios. A diciembre de 2017, la Oficina de Estadísticas Laborales del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos indicó que el costo de la compensación a los empleados del sector privado era del 31.7 por ciento de los salarios. Por ejemplo, el costo de contratar a alguien que gana $ 50,000 al año es de aproximadamente $ 15,850, lo que hace que el costo total para ese empleado sea de $ 65,850 por año. Los beneficios incluyen tiempo libre pagado, seguros y contribuciones de ahorros para la jubilación. También hay costos para reclutar, capacitar y a bordo empleados, que dependen del tiempo y el salario de los miembros del equipo de recursos humanos que participan en el proceso de contratación. Muchas organizaciones basan las decisiones de contratación en el costo, por lo que la sección del presupuesto de su propuesta debe describir los costos y la base de sus proyecciones.
Suma todo
La conclusión de su propuesta de personal adicional debe indicar el cronograma, en función de cuándo reciba la aprobación, ya que generalmente no puede determinar la fecha exacta en la que realmente puede incorporar personas. Las contingencias, como la verificación de antecedentes y los candidatos que necesitan tiempo adicional para notificar a los empleadores actuales pueden causar demoras. No apresure el plazo dentro del cual puede traer personal adicional.
