El fraude no es un delito que se manifiesta abiertamente, y auditorías internas o externas ocasionales ya no son suficientes para detectar el fraude dentro de un sistema contable. Para prevenir mejor el fraude, una empresa debe estar al tanto de todos los tipos de fraude que podrían ocurrir para que pueda crear programas de auditoría adecuados. Una empresa debe analizar el riesgo de fraude con toda la administración y el personal, realizar pruebas de fraude y ser consciente de la capacidad del personal administrativo para anular los sistemas de control de fraude. Las transacciones inusuales, o "banderas rojas", en un sistema contable son generalmente la primera pista de conductas fraudulentas dentro de una compañía.
Observe los robos de efectivo y de inversión en forma de rozamiento o hurto. Según el sitio web Accounting Financial Taxation, el fraude en forma de efectivo y el robo de inversiones son a menudo los más publicitados, pero resultan en la menor cantidad de dinero robado en comparación con otras formas de fraude. La limpieza se realiza cuando un empleado toma dinero, generalmente poco a poco, antes de que se registre en el sistema contable, o falsifique recibos y depósitos bancarios. El robo ocurre cuando un empleado toma dinero después de que fue registrado en el sistema de contabilidad, manipula cheques o está involucrado con esquemas de proveedores engañosos. El contador Joel B. Charkatz, en un artículo de Lorman Education Services, afirma que los tenedores de libros y los que tienen acceso a los registros financieros de una empresa suelen ser los individuos declarados culpables de este tipo de fraude. Puede detectar esta forma de fraude si observa pequeñas cantidades de dinero que faltan periódicamente.
Busque discrepancias en las cuentas de gastos de los empleados. Un empleado que cometa un fraude puede entregar recibos falsos y reclamarlos como un gasto comercial, solicitar un reembolso por artículos no aprobados, inflar el costo de una compra si no se requieren recibos o pedir un reembolso más de una vez por el mismo gasto. Otras formas en que un empleado puede robar dinero de una compañía incluyen no pagar los anticipos o usar las tarjetas de crédito de la empresa para uso personal. En una empresa grande, las discrepancias en las cuentas de gastos como resultado del fraude pueden parecer pequeñas, pero pueden acumularse en grandes cantidades con el tiempo. Para detectar fraudes en las cuentas de gastos de los empleados, solicite recibos con todas las solicitudes de reembolso y establezca controles que requieran registros detallados de todas las compras.
Encuentre la falsificación intencional de registros financieros con auditorías internas. Tergiversar los informes financieros sigue siendo un fraude, incluso si los activos no fueron robados, porque la información engaña a los inversores y afecta el precio de las acciones de una empresa. Contabilidad La tributación financiera recomienda emplear el uso de auditores externos para realizar auditorías completas además de las auditorías internas.
Detecte sobornos o pagos fraudulentos de proveedores al notar precios de compra inusualmente altos o un proveedor desconocido. Los empleados a cargo de realizar compras en la empresa pueden solicitar a los proveedores un pago de sobornos por hacer negocios juntos, lo que hace que una empresa pague más de lo normal por los bienes. Una empresa puede detectar este tipo de fraude al conocer el valor de mercado de los suministros que compra en comparación con el precio que pagó.
Alternativamente, una empresa puede realizar pagos a proveedores o empleados que no existen. Charkatz afirma que este tipo de fraude es más difícil de detectar en las grandes empresas que emplean a cientos de personas y contratan a varios proveedores. Sin embargo, verificar las órdenes de compra y las solicitudes de pago en una lista actual de personas empleadas y proveedores contratados puede ayudar a detectar y prevenir el fraude en un sistema contable.
