La coordinación de proyectos, a veces conocida como gestión de proyectos, requiere varias habilidades y la capacidad de adaptarse a un entorno cambiante. Por lo general, se requiere que los coordinadores de proyectos trabajen con varias personas y requieren la capacidad de organizar y administrar datos e individuos. Si bien cada proyecto es diferente, algunos consejos son útiles para todos los coordinadores de proyectos.
Desarrollar un plan de trabajo detallado
Antes de que cualquiera de las ruedas del proyecto comience a girar, desarrolle un plan de trabajo detallado que cubra cada aspecto del proyecto. Incluya elementos como un presupuesto, una línea de tiempo, una lista de contactos y, si es necesario, planes de emergencia o escenarios de respuesta. Tener un plan ayuda a guiarlo a través de cualquier terreno incierto mientras también traza una dirección general para el proyecto. Distribuya el plan a todos los actores relevantes para que cada miembro del proyecto esté en la misma página.
Esté preparado para desviarse del plan
Un plan detallado y claro es esencial para la coordinación del proyecto, pero también lo es la capacidad de improvisar y cambiar el plan según sea necesario. Los mejores coordinadores de proyectos siguen un plan mientras funcione; sin embargo, si el plan no dirige el proyecto hacia sus fines, o si se descubre que falta en una o más áreas, es hora de cambiar de plan. Los coordinadores del proyecto deben estar abiertos a los comentarios de otros miembros del equipo cuando cambien los planes y los cambios deben comunicarse a todos los actores relevantes.
Minimizar la comunicación
La comunicación es esencial para la coordinación del proyecto: a menudo se requerirá que varios actores de diferentes secciones, organizaciones, ciudades, estados o incluso países trabajen juntos hacia algún fin en particular. Esto usualmente requiere comunicación frecuente entre las partes; Sin embargo, este proceso no debe ser debilitante. Asigne un número mínimo de oficiales de comunicaciones clave y mantenga los correos electrónicos al mínimo. Lo que toma varios correos electrónicos a menudo se puede organizar de manera rápida y simple a través de una llamada telefónica.
Desarrollar habilidades de liderazgo
Las habilidades de liderazgo son de gran alcance y las habilidades requeridas variarán de un proyecto a otro. Sin embargo, algunas habilidades se destacan por ser comúnmente esenciales para el éxito en la coordinación de proyectos: la organización, la inteligencia, la apertura e incluso el sentido del humor ayudan a crear una atmósfera propicia para el éxito. Los coordinadores no son perfectos, pero pueden ser mejores o peores, y siempre hay espacio para mejorar. Los coordinadores de proyectos deben estar abiertos a la retroalimentación de los demás y deben dedicar un tiempo a pensar cómo se pueden desarrollar e implementar sus habilidades de liderazgo de una manera más útil y efectiva.
