Imagine un entorno de trabajo en el que no tenía orientación sobre cómo comunicarse efectivamente con sus colegas y no tenía políticas sobre qué decir al mundo exterior. No parece que el negocio sea muy exitoso, ¿verdad? La forma en que una organización se comunica con aquellos dentro de ella y aquellos fuera de ella es parte integral de su éxito. Las políticas y pautas de comunicación ayudan a los empleados a compartir información para hacer su trabajo de manera efectiva y respaldar la imagen de la organización externamente.
Papel de las comunicaciones internas
La comunicación interna ocurre cuando una empresa comparte información dentro de sí misma con su personal. Las empresas pueden comunicarse internamente por escrito a través de correos electrónicos y memorandos o verbalmente en reuniones y conferencias. El objetivo principal de la comunicación interna es identificar y compartir los objetivos de la empresa. Es vital para los empleados saber para qué están trabajando. Las metas pueden ser a nivel de la empresa, departamental o individual. En cualquier caso, saber cuál es su propósito en el trabajo ayuda a los empleados a mantenerse en el camino correcto.
Crear un mejor ambiente de trabajo es otra razón por la cual la comunicación interna es tan importante. Al comunicarse dentro de la empresa sobre los cambios organizativos, los números de ventas y los problemas de recursos humanos, las empresas pueden crear entornos de trabajo transparentes y efectivos donde los empleados prosperan. Esto ayuda a reducir las tasas de rotación, atraer nuevos talentos y aumentar la satisfacción de los empleados. Las empresas también pueden detener los rumores de la compañía antes de comenzar asegurándose de que se comunican de manera abierta y rutinaria con sus empleados.
La comunicación interna ayuda a las empresas a mantenerse en la marca y mantener el control del mensaje. Al tener una fuerte promesa de marca que se comunica internamente, los empleados tienen un mejor manejo al hablar con los clientes y otras partes externas. Con una comunicación que conduce a objetivos claros y personal bien capacitado, las empresas tienen una mejor oportunidad de garantizar que las interacciones con los clientes sean positivas.
Propósito de las comunicaciones externas
La comunicación externa ocurre cuando un negocio intercambia información con clientes, prospectos, socios, proveedores, inversionistas y otras partes interesadas fuera de la compañía. Es fundamental que la organización implemente políticas que guíen a los empleados sobre qué tipo de información compartir fuera de la empresa, con quién compartirla y cómo compartirla.
Contar con pautas sobre qué tipo de información compartir con qué parte es importante para que cierta información no caiga en las manos equivocadas ni genere problemas para la empresa. Por ejemplo, si una compañía está desarrollando un nuevo producto que revolucionará el mercado, es fundamental no compartir los detalles específicos de ese producto con los competidores antes de su lanzamiento. Sin embargo, es posible que la empresa desee informar a sus clientes, inversores y socios sobre el producto antes que nadie.
Controlar la información negativa sobre la compañía es una de las razones por las cuales una comunicación externa efectiva es tan importante. Al contar con una estrategia, las organizaciones pueden comunicarse con las partes interesadas externas y discutir los problemas que se presentan. Si una empresa está lidiando con un desastre de relaciones públicas, por ejemplo, tener un plan para hablar con los medios y los clientes es una parte importante del manejo de la situación.
Asegurando un mensaje unificado interna y externamente
Para que una empresa tenga éxito, las comunicaciones internas y externas deben trabajar juntas para cumplir los objetivos de la empresa. Por ejemplo, si la compañía comparte información conflictiva con sus empleados y sus inversionistas, es posible que tengan que lidiar con varias partes interesadas infelices y desmotivadas, lo que podría llevar a problemas más grandes.
Las empresas deben considerar a las audiencias internas y externas para tener una política de comunicación unificada. Por ejemplo, si una empresa está desarrollando un mensaje de marca, es esencial crear puntos de conversación tanto para uso interno como externo. De esa manera, la compañía puede desarrollar mensajes que atraigan a sus empleados y los motiven a hacer su trabajo, además de la información que atraiga a sus clientes y socios. Si ese mensaje se desarrolló por separado, puede haber ideas conflictivas o términos diferentes que confundan tanto interna como externamente.
