La percepción pública de una empresa o agencia puede verse considerablemente afectada por su comunicación externa, mientras que la satisfacción laboral de los empleados de la empresa depende en parte de su comunicación interna. La elaboración de un mensaje efectivo o una campaña de comunicación comienza con un examen de varios factores.
Respondiendo a la pregunta principal
En un mundo donde las personas se inundan con miles de mensajes cada día, su pregunta principal a menudo es "¿Por qué debería importarme?" O "¿Qué hay para mí?" La comunicación efectiva hace que esta respuesta sea clara para el lector u oyente. Pregúntese qué información sería la más importante para usted si fuera miembro del público y asegúrese de que sus materiales proporcionen estos detalles. Enfatice los beneficios al comienzo de su mensaje o materiales antes de agregar información menos importante.
Simplificación
Mantener su comunicación directa aumenta la probabilidad de que sea efectiva. Dirigirse a un nivel de lectura de sexto a octavo grado para materiales escritos. Evite el uso de acrónimos, términos regulatorios o jerga. Borre palabras si una persona promedio que detuvo en la calle no sabría su significado. Cuando prepare materiales escritos, mantenga las oraciones cortas y rompa la copia con encabezados y gráficos. Una página llena de texto no es atractiva para los lectores potenciales.
Métodos
Poner la información a disposición de los clientes y empleados a través de una variedad de formatos. Los comunicados de prensa, mensajes de texto y correos electrónicos pueden usarse para comunicar información urgente, mientras que los boletines informativos pueden ser una opción adecuada para el contenido que requiere menos tiempo. Un sitio web es vital para la comunicación con audiencias externas, y una Intranet bien organizada que muestra contenido de noticias y recursos prácticos puede ser muy útil para los empleados. La incorporación de presentaciones de video le permite atraer a los estudiantes visuales y ofrecer nuevas perspectivas o detalles. Mantener reuniones con los empleados o el público ofrece una interacción cara a cara que puede generar credibilidad y hacer que las audiencias se sientan valoradas.
Oportunidad
La información que sus clientes necesitan saber debe comunicarse lo más rápidamente posible. Cuando su audiencia aprende información de los medios de comunicación en lugar de hacerlo directamente de su organización, puede haber una percepción de que tuvo la intención de ocultar la información o de que realmente no se preocupa por su audiencia. El Control de los Centros para Enfermedades señala en su manual de comunicación de crisis que dos de los errores más graves que una organización puede cometer cuando se comunica con las partes interesadas es proporcionar información que es demasiado poca y demasiado tarde o que se presenta arrogante y no valora a las partes interesadas. Estos pensamientos se resumen en un eslogan de la agencia: “Sé el primero. Tener razón. Sé creíble ".
Transparencia y frecuencia
Los empleados y el público a menudo desconfían de las corporaciones y agencias gubernamentales, pero puede generar confianza al aumentar la transparencia de sus mensajes. Los ejecutivos deben recibir malas noticias y estar dispuestos a expresar el pesar que sienten por las circunstancias difíciles. Compartir el razonamiento detrás de decisiones difíciles también puede generar comprensión.
"Cuando revela información dañina que no tuvo que revelar, se gana una reputación de transparencia", dice Peter Sandmann, un experto en comunicación de riesgos y consultor corporativo. “La gente comienza a notar que cuando haces algo mal, lo dices; se deduce que cuando no lo dices, no hiciste nada malo ".
Los clientes y empleados no solo deben saber de usted cuando las noticias son malas.Un boletín mensual o reuniones trimestrales pueden mantener a los empleados informados sobre las actividades de la compañía, mientras que los artículos en el sitio web de la empresa y los correos electrónicos de suscripción mantienen a los clientes informados.
