Un memorando de transferencia se usa en muchas industrias como un documento oficial para rastrear los movimientos de personas y cosas. Este memorando tiene algunos componentes requeridos que cada industria comparte. Sin embargo, el documento se remodela para adaptarse a la empresa que lo usa.
Componentes
Un memorando de transferencia siempre tiene un membrete de la empresa que inicia la solicitud de transferencia. La nota también enumera a la otra parte involucrada en la transferencia. El resto del documento está lleno de descripciones de los elementos que se transfieren o información sobre la persona que solicita la transferencia. Para fines de seguro, los memos de transferencia de artículos también tienen un espacio para la valoración de los artículos que se transfieren.
Usos
Las bibliotecas utilizan el memorando de transferencia para enviar y recibir libros de su colección a través de programas de préstamos interbibliotecarios. Los hospitales los utilizan para registrar la transferencia de pacientes de una instalación a otra. Incluso los gobiernos utilizan esta nota para transferir documentos y materiales. La nota crea una prueba en papel de la transferencia y puede ser útil más tarde si los artículos se pierden o si hay personas lesionadas.
Distinciones
La mayor diferencia entre los memorandos de transferencia para personas y artículos es la cantidad de información requerida en cada uno. Los hospitales y las universidades requieren páginas de información que incluyen el historial médico o académico de la persona. Los memos de los artículos tienen descripciones, valoraciones y muy poca información adicional. Los memos de transferencia de personas también tienen explicaciones extensas de por qué se necesita la transferencia. Los pacientes de transferencia tienen más información aquí que los estudiantes.
Consideraciones
Cuando se utilizan, la nota de transferencia es un documento obligatorio que debe prepararse en un papel con un formato especial. A menudo van acompañados de otros documentos requeridos que deben completarse antes de la transferencia. Incluyen certificados de autenticación, documentación aduanera, transcripciones y registros médicos. Si no se completa la nota de manera oportuna, se podría producir una transferencia fallida.
