Se requieren auditorías financieras anuales para todas las empresas públicas. Muchas empresas privadas, especialmente aquellas que reciben fondos de inversionistas, también deben someterse a una auditoría anual. Dependiendo del tamaño y la complejidad de una empresa, las auditorías financieras pueden llevarse a cabo durante varios meses y costar una cantidad considerable de dinero. Un proceso de licitación de auditoría comienza con una solicitud de ofertas. Las firmas de auditoría ofrecen ofertas de licitación, presentadas de acuerdo con las instrucciones detalladas en la solicitud o carta de licitación de los servicios de auditoría.
El documento de licitación
La empresa solicitante envía una carta de licitación de servicios de auditoría a las empresas que hacen una oferta. Las condiciones que se estipulan en el documento incluyen el límite de una sola oferta por licitador, el plazo de los procesos de revisión y aprobación, la elegibilidad y los criterios de selección. La carta también analiza las visitas al sitio y los gastos de licitación relacionados.
Preparando Licitaciones
Una firma de auditoría prepara un documento de licitación, que debe cumplir con ciertas condiciones y contener ciertos componentes según lo solicite la posible firma de contratación. Cada proceso puede tener sus propios requisitos, pero en general, los licitadores deben incluir un borrador de contrato. Este contrato debe incluir condiciones generales y abordar cualquier condición especial. Debe proporcionar una explicación de los términos propuestos e incluir un modelo de la oferta financiera para el trabajo del proyecto de auditoría.
Calificaciones
La oferta de la firma de auditoría debe incluir las condiciones de empleo, la experiencia de los miembros de su equipo y una descripción del personal clave, generalmente expertos que formarán parte del equipo de auditoría. La firma de auditoría deberá proporcionar una descripción de la metodología de la organización y la auditoría. Esto incluye los fundamentos, la estrategia, el calendario de auditoría y la evidencia de la experiencia relevante. La empresa solicitante puede requerir un número mínimo de auditorías previamente realizadas de alcance o naturaleza similares a sus propias necesidades.
Presentación de ofertas
Las firmas de auditoría deben adherirse a un proceso formal de presentación de ofertas. La oferta debe ser sellada y entregada según lo especificado por el cliente potencial. La hora de envío y la fecha se identificarán en la carta de invitación. Los licitadores pueden presentar variantes de sus propuestas, pero deben empaquetarlas y sellarlas por separado, marcándolas claramente como variantes. Las ofertas recibidas después de la fecha límite establecida generalmente no se consideran. Si un licitador desea alterar o retirar su oferta, debe proporcionar una explicación por escrito, entregada de la misma manera que la oferta original.
Evaluando Ofertas
Cuando la empresa solicitante recibe ofertas, el proceso de evaluación generalmente permanece confidencial hasta que se adjudique el trabajo de auditoría. Si la empresa solicitante es una entidad pública, las ofertas de licitación podrían abrirse durante una reunión pública, dando como resultado un resumen publicado de los detalles de la licitación. Esto podría incluir los nombres de los licitadores, precios, variantes de la propuesta y cualquier otra información que se considere relevante. Mientras que la empresa solicitante evalúa las ofertas, puede pedir a los licitadores que proporcionen aclaraciones sobre ciertos puntos o problemas. Las ofertas se revisarán según criterios como el cumplimiento de los requisitos administrativos, de elegibilidad y técnicos. A los licitadores que cumplan con los requisitos técnicos se les puede solicitar que presenten documentación técnica adicional o muestras. Finalmente, las ofertas se someterán a una evaluación financiera en la que la empresa solicitante evalúa la mejor oferta financiera.
Adjudicación del contrato
Tras la selección de una oferta calificada, el premio se declarará por escrito y se entregará a la empresa ganadora. También se notifica a las empresas que ofertan sin éxito, generalmente con detalles sobre el adjudicatario, como el precio propuesto y el nombre de la empresa. El aviso también explicará por qué se rechazó al oferente que no tuvo éxito y anotará la fecha límite para presentar una apelación.
