Los sistemas de información financiera son los programas de software que ayudan a las empresas a administrar su dinero. Se pueden configurar sistemas para realizar un seguimiento de sus operaciones bancarias, cuentas por pagar y cuentas por cobrar; para generar informes financieros estándar, como un estado de pérdidas y ganancias; y reportar la información en varios formatos. Es importante elegir un sistema que se adapte a las necesidades de su negocio.
Sistemas
Un propietario único con un pequeño negocio familiar podría hacerlo perfectamente bien con el mismo tipo de software de presupuesto personal que muchas personas usan. El siguiente paso en la sofisticación sería un programa de gama baja que maneje la contabilidad empresarial básica pero sin mucha capacidad para auditorías o controles de seguridad. Luego vienen los sistemas más caros que pueden realizar más funciones. En la gama alta, vienen los programas de "planificación de recursos empresariales" con una gran capacidad que puede adaptarse a las necesidades exactas del usuario. También hay programas "verticales" especializados para industrias particulares, como la banca o la construcción.
Actualización
Cuando su negocio crezca hasta el punto de necesitar mejores sistemas de información financiera, es mejor decidir qué necesita antes de ir a comprarlo. Pregúntese cuáles son los problemas con el sistema actual: falta de información sobre el inventario, auditoría deficiente o qué tan complicado es su uso, y qué le gustaría hacer en el nuevo sistema que ahora no es posible. Adaptar un sistema a su empresa le costará dinero, así que asegúrese de obtener las funciones que desea.
Informes
Al igual que su sistema de información financiera, su sistema de información financiera debe satisfacer sus necesidades específicas. Emcee Consulting afirma que, en el nivel más básico, hay una hoja de cálculo independiente. Si eso no se ajusta a su empresa (es fácil modificar los números manualmente, lo que puede dificultar la auditoría), muchos sistemas financieros proporcionan software patentado para generar informes, algunos de los cuales son compatibles con hojas de cálculo. Alternativamente, puede comprar un sistema financiero que proporciona información en muchos formatos y arreglos, aunque la flexibilidad aumentará su costo.
Consideraciones
Si su negocio está sujeto a alguna ley de información financiera, como las reglas federales de Sarbanes-Oxley, debe asegurarse de que su sistema de información financiera le ayude a cumplir las reglas. Si anticipa que su negocio seguirá creciendo, también debe obtener un sistema que pueda crecer y adaptarse a medida que cambien sus necesidades. El software que compre debe ser confiable, libre de errores y fácil de usar. El último requisito será muy importante si está actualizando de un sistema simple a uno que tiene que realizar más tareas y administrar más información.
