En cualquier industria de servicios, un comerciante tiene el deber de proporcionar una lista detallada y completa de los servicios prestados en el momento en que se completa un trabajo. Tanto los individuos como los hombres y mujeres de negocios hacen uso de un recibo de servicio para llevar un registro del presupuesto y, en algunos casos, para fines fiscales. Un cliente nunca debería tener que pedir un recibo, y debe entregarse automáticamente después de que se presten los servicios. El recibo debe ser lo más simple posible mientras se transmite el costo de los artículos y la mano de obra realizada.
Escriba un borrador de las actividades realizadas durante el proceso de cambio de aceite, que incluye una breve descripción de cada segmento del trabajo, el número total de horas de trabajo y los suministros utilizados. Si tiene empleados que realizan las tareas de servicio, es posible que desee considerar proporcionarles una lista de verificación estandarizada que puedan marcar a medida que se completa cada tarea.
Transfiera la mano de obra, el tiempo en horas de trabajo, la cantidad de aceite embotellado y otros artículos a una nueva página en un libro de recibos de carbono. Estos libros están disponibles en tiendas de artículos de oficina y papelería, así como en línea. Cree dos secciones para el recibo: una para los cargos por mano de obra y por hora de trabajo, y otra para los suministros minoristas utilizados durante el cambio de aceite. En la sección de mano de obra, proporcione al cliente una breve descripción de cada paso dado durante el cambio de aceite y luego ingrese el precio total en la columna correspondiente para cada entrada de línea. Indique la cantidad y el tipo de aceite usado, la cantidad de botellas, filtros y otros artículos vendidos, colocándolos en la sección de suministros minoristas. Ingrese el precio total de todos los suministros utilizados en la columna correspondiente.
Coloque el nombre de su empresa y la fecha en que se prestaron los servicios en la parte superior del recibo, junto con su número de teléfono en caso de que el cliente tenga alguna pregunta en el futuro.
Calcule y sume todos los artículos de línea de mano de obra y ventas individuales, luego agregue cualquier impuesto a las ventas, si corresponde. Agregue el monto del impuesto al subtotal e ingrese el monto total, incluidos los impuestos, en el bloque "Cantidad a pagar" en la esquina inferior derecha del recibo.
Cree una breve nota en la parte inferior del recibo que muestre el método de pago utilizado por el cliente. Si el cliente pagó con tarjeta de crédito, simplemente escriba "Método de pago: Tarjeta de crédito" y los últimos cuatro dígitos del número de tarjeta si lo desea. Si el cliente utilizó un cheque, anote "Verificar" y haga referencia al número de cheque.
Advertencia
Las leyes de crédito ahora prohíben que un negocio coloque el número completo de la tarjeta de crédito del cliente en los recibos. Solo proporcione los últimos cuatro dígitos del número de la tarjeta, en lugar del número completo, para evitar ramificaciones legales.
