La reserva de deuda incobrable se utiliza en el método contable de acumulación para ajustar las pérdidas proyectadas por la falta de pago de préstamos o ventas a crédito. Este ajuste es necesario en la contabilidad de acumulación debido a que algunas ventas de crédito irán mal aunque los ingresos se registren en el momento de la venta, independientemente de cuándo se reciba el efectivo. No hay necesidad de una reserva de deuda incobrable en el método de contabilidad de efectivo porque los ingresos se registran solo cuando se recibe efectivo.
Principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA)
La contabilidad de efectivo es atractiva para muchas pequeñas empresas porque es menos compleja y es un método permisible del Servicio de Impuestos Internos para calcular el ingreso sujeto a impuestos. Sin embargo, la contabilidad de efectivo no está permitida según los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). Las reglas GAAP requieren el uso de la contabilidad de acumulación. Según los PCGA, las compañías deben seguir los "principios de contabilidad generalmente aceptados" en la preparación de los estados financieros, y cuando la empresa cotiza en bolsa, los estados financieros deben ser auditados por contadores públicos certificados.
Reglas GAAP para la deuda mala
De acuerdo con la contabilidad devengada, los PCGA requieren que los ingresos se reconozcan en el momento de la venta. Los PCGA también requieren que la deuda incobrable se reconozca y se deduzca de los ingresos durante el mismo período en que se generan los ingresos. Debido a que es imposible saber con precisión qué cuentas se volverán malas, existen tres procedimientos GAAP para estimar (pronosticar) la provisión para deudas incobrables: el porcentaje del método de ventas a crédito, el método de vencimiento de las cuentas por cobrar (una variación de lo anterior) y El porcentaje del método de cuentas por cobrar final. Después de completar el cómputo, informa la provisión para deudas incobrables en el balance general como una deducción de las cuentas por cobrar.
Porcentaje del método de ventas de crédito total
Este es un método histórico basado en la experiencia previa de su empresa con cuentas no cobradas de ventas a crédito. Por ejemplo, su experiencia pasada indica que, por ejemplo, el 5 por ciento del total de sus ventas de crédito irá mal en un período contable determinado. En consecuencia, al final del período, ingresaría un crédito a su reserva de deuda incobrable en su balance general para ajustar (reducir) el saldo de sus cuentas por cobrar en un 5 por ciento.
Envejecimiento del método de cuentas por cobrar
El envejecimiento supone que cuanto más tiempo esté pendiente una cuenta por cobrar, mayor será la probabilidad de que no se cobre. Este método aplica un porcentaje predeterminado para cada grupo de edad (por ejemplo, 30, 60 o 90 días de vencimiento). Al igual que con el método de ventas de crédito totales, los porcentajes se basan en datos históricos. Sin embargo, los porcentajes se aplican a cada grupo de edad en lugar de a las ventas totales de crédito.
Porcentaje de finalización de las cuentas por cobrar
Este método requiere un ejercicio de juicio de usted, el propietario de la empresa o su analista después de evaluar el programa de cuentas por cobrar pendientes al final del período. Se basa en su conocimiento y evaluación de las cuentas pendientes que probablemente saldrán mal. Usted computa esa suma como un porcentaje del saldo final de sus cuentas por cobrar, lo que reduce su saldo en la misma cantidad.
Adecuación de Reserva
Muchos propietarios de negocios conservadores prefieren establecer grandes reservas para proporcionar cancelaciones no anticipadas. Sin embargo, este enfoque puede ser una manera de subestimar las ganancias reales durante el período en que se acumula la reserva excesiva. Independientemente del procedimiento GAAP que utilice para calcular la estimación de la deuda incobrable, todos requieren su juicio como propietario del negocio. El principio de funcionamiento debe ser el de la "suficiencia de reserva".
