Escribir una carta para rechazar una invitación formal puede ser complicado. Es necesario responder para que la persona o empresa que lo invita sepa que no deberían estar esperándolo. El desafío viene con escribir la carta de tal manera que no ofenda o haga que la otra parte piense que usted simplemente está tratando de evitar asistir a su evento. Una redacción cuidadosa y un ojo atento a los detalles asegurarán que el destinatario reciba el mensaje con el espíritu previsto.
Comience su carta de rechazo con un saludo. Decide cómo quieres dirigirte al destinatario. Si esto es realmente formal y no tiene una relación diaria con la persona, diríjase a él como un "Sr." o "señora" Solo use el primer nombre en una carta formal si está seguro de que esto es aceptable.
Se honesto. No inventes historias extravagantes que expliquen por qué no puedes asistir. Diga la verdad de la manera más concisa posible. Explique en una o dos oraciones la razón por la que no asistirá. Use palabras como "lamentablemente" o "desafortunadamente" para indicar que desea que la situación sea diferente.
Expresa tu agradecimiento por la invitación. Gracias al destinatario por pensar en ti. Esto asegurará que no se eliminará permanentemente de la lista para eventos futuros.
Cierre su carta expresando sus mejores deseos al destinatario. Hazle saber que esperas que su evento salga bien.
Cierre la carta con un "Sinceramente" o simplemente agradezca al destinatario una vez más. Firme su nombre con un bolígrafo. Esto demuestra que usted personalmente se tomó el tiempo en la carta. Un nombre impreso es demasiado genérico y puede hacer que el anfitrión piense que está demasiado ocupado como para tomarse el tiempo de responder adecuadamente a su invitación.
Lea la carta en voz alta. Asegúrate de que tenga el tono que deseas expresar. Haga cualquier cambio y luego envíe la carta por correo.
Advertencia
La honestidad es la mejor política para rechazar una invitación. No querrás que te atrape en una mentira que podría romper una buena relación comercial.
