Hoy en día, muchas empresas y agencias estatales han reemplazado la cuenta de gastos con planes de reembolso. Este plan de reembolso evita que los empleados utilicen cuentas de gastos corporativas o estatales por otros motivos que no sean los gastos aprobados. Sin embargo, es posible que le resulte difícil realizar un seguimiento de los elementos en los recibos; en ocasiones, los gastos personales se mezclan con los gastos del negocio y usted es responsable de informar el problema y solo aceptar el reembolso que le adeudan por asuntos oficiales. Cuando esto suceda, se le pedirá que escriba una carta para explicar los recibos y para aclarar qué gastos deben reembolsarse.
Comience la letra escribiendo la fecha. Omita una línea y escriba el nombre y el título de la persona de contacto, el nombre de la empresa y la dirección de la empresa en líneas separadas. Omita otro espacio de línea y escriba "Estimada Sra. / Señor (Apellido)" seguido de dos puntos.
Identifíquese y explique el propósito de su carta de inmediato. Por ejemplo, "Mi nombre es Jill Harrison, del Departamento de Contabilidad, y escribo para explicar mis recibos de mi reciente viaje de negocios a Akron para aclarar qué artículos debo reembolsar y cuáles son mis gastos personales que no requieren reembolso."
Detalle los gastos que deben reembolsarse en una lista numerada y consulte el recibo correspondiente y la fecha del recibo para ayudar a la persona a procesar el reembolso. Si su organización trabaja sobre una base diaria, en la que se le asigna solo una cantidad específica en dólares para alimentos, alojamiento u otros artículos por día, desglosa los gastos por día para que el procesador pueda ver si permaneció por debajo de la cantidad diaria.
Enumere los gastos que aparecieron en los recibos que son sus gastos personales. No necesita explicar cuáles son, solo indique que es su cargo personal. Dar un total de estos gastos también. Su empresa u organización también puede pedirle que retire los cargos fiscales relevantes relacionados con estos artículos personales del monto del reembolso.
Proporcione los totales al final de lo que se le debe reembolsar, junto con el total de lo que está rechazando el reembolso. Estos dos números deben sumar el monto total en dólares en los recibos. Indique el monto en dólares por el que solicita el reembolso y el monto en dólares por el que está rechazando el reembolso; a menudo las organizaciones requieren que ponga estas declaraciones en un lenguaje claro por razones legales.
Agradezca al procesador por su tiempo y pida disculpas por el inconveniente de tener que revisar los recibos. Proporcione el número de teléfono de su trabajo y la dirección de correo electrónico en caso de que tenga alguna pregunta sobre los cargos en los recibos.
Cierre la carta escribiendo "Sinceramente" y omita tres espacios de línea. Escriba su nombre completo y título. Imprima la carta con el membrete de la compañía y firme su nombre sobre el nombre escrito. Haga una copia de la carta y los recibos y guárdelos para su archivo. Envíe la carta por correo a la persona de contacto que procesará el reembolso.
