Comenzar un proyecto sin un plan de trabajo bien pensado es como comenzar un viaje por carretera sin un mapa. Eventualmente puede llegar a donde va, pero es probable que gaste energía y recursos serpenteando en lugar de trazar una línea directa hacia su destino. Un plan de trabajo claro y detallado no resolverá todos los problemas que puedan surgir durante el curso de un proyecto, pero brindará la oportunidad de organizar sus pensamientos, evaluar sus opciones y anticiparse a posibles dificultades.
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Un plan de trabajo es una manifestación práctica y por tiempo limitado de un plan estratégico general. El alcance del plan de trabajo es más limitado que el del plan estratégico global, que define el propósito general y la misión de su organización. Sin embargo, el plan de trabajo proporciona una perspectiva para las tareas diarias, poniéndolas en contexto en relación con los objetivos concretos de su organización durante el marco de tiempo específico del plan. Esta claridad puede proporcionar un sentido general de propósito, alentando la colaboración hacia objetivos comunes.
Publicación de puntos de referencia
La utilidad de su plan de trabajo continúa a lo largo del período que cubre, proporcionando hitos para evaluar el progreso. Un plan de trabajo útil define una serie de objetivos a corto plazo, que proporcionan objetivos medibles para evaluar el éxito. Los objetivos medibles pueden incluir un número específico de clientes nuevos o fases del desarrollo del producto claramente delineadas que deben completarse dentro de un marco de tiempo específico. Estos objetivos ofrecen retroalimentación continua: en su mayor parte, un proyecto exitoso logra sus objetivos a corto plazo, mientras que un esfuerzo fallido se queda corto.
Identificando Obstáculos
Un plan de trabajo relevante y bien investigado realiza la importante tarea de resaltar las posibles dificultades y ofrecer soluciones de manera proactiva. El proceso de creación del plan de trabajo ofrece una oportunidad para abordar estas preguntas difíciles, y la referencia continua al plan puede mantener estos problemas en primer plano y forzar a su organización a abordarlos en lugar de caer en la complacencia. Por ejemplo, si su organización usa tecnología obsoleta, su plan de trabajo puede priorizar el reemplazo de estos sistemas con otros que serán útiles en el futuro.
Asegurar la rendición de cuentas
Un plan de trabajo efectivo aclara las tareas y resultados específicos que cada miembro del equipo debe lograr, allanando el camino para la rendición de cuentas y la colaboración exitosa. Al delinear claramente las responsabilidades individuales y su relación con el proyecto más grande en proceso, un plan de trabajo puede ayudar a crear un equilibrio exitoso entre los roles personales y colectivos, facilitando la comunicación y la resolución conjunta de problemas. Por el contrario, las responsabilidades descritas en un plan de trabajo pueden ayudar a una organización a identificar y abordar sus vínculos débiles, específicamente a aquellas personas que no cumplen con los puntos de referencia del plan de trabajo.
